美容医療クリニックでの業務の中でも、特に慎重な取り扱いが求められるのが「契約書」はもちろんですが様々な「同意書」です。
施術内容やリスク等の説明を行い、患者さまの理解を得たうえでサインをもらう同意書は、クリニックを守るための重要な書類です。
しかし、一口に「同意書」と言っても、実はいくつかの種類があり、管理方法や重要度も異なります。
今回は、美容医療クリニックで扱う同意書の種類や、それぞれの管理のポイント、そして管理を楽にするシステムのご提案まで、現場目線で分かりやすくまとめました。
もくじ
同意書の種類は主に2つ
美容医療クリニックで扱う同意書は、大きく分けて以下の2種類があります。
(1)都度作成する同意書
患者さまのご来店時や施術を受けるたびに作成するタイプの同意書です。
例えば、
- 体調管理の同意書
- 都度メニューの注意事項に関する同意書 など
ご来院日の体調に関するものや、レーザー脱毛やピーリング、ボトックス注射などの施術時に、その都度リスクや注意事項を説明し、確認したうえでサインをいただく書類です。
(2)契約時に作成する同意書
コース契約や長期的な施術プランに関する同意書です。
例えば、
- コース（役務）消化時のルールに関する同意書
- 写真撮影や個人情報の取り扱いに関する同意書
- キャンセルポリシー など
脱毛の年間契約や、複数回にわたるフェイシャルプランなど、契約書とセットで必要になる同意書になります。
契約の内容や、全体のリスク、返金規定なども含め、しっかりと説明を行ったうえでサインをもらう重要な書類です。
管理が大変になる理由
クリニック運営をされている方なら、同意書の管理の煩雑さに頭を抱えたことがあるのではないでしょうか？
- 紙での管理の場合、膨大な枚数が発生
- 契約書と同意書がバラバラに保管され、探すのが大変
- どの患者さまがどの同意書にサインしたか、すぐ確認できない
- 施術内容や契約内容に変更があった際、差し替え忘れが発生
こうしたトラブルが起こると、万が一患者さまとの間で問題が発生した際に、クリニックが不利になるリスクもあります。
特に重要なのは「契約に紐づく同意書」
クリニックで扱う同意書の中でも、特に慎重に管理すべきなのが「契約に紐づく同意書」です。
なぜなら、契約に関わるトラブルは金額も大きく、解約や返金問題などに発展するケースが多いためです。
契約時に正しい同意書を交付し、きちんと保管しておくことは、クリニックの信頼を守るうえでも非常に重要なポイントとなります。
しかし、契約書も同意書もすべて紙で管理しているクリニックでは、次のような問題が起こりやすくなります。
【紙管理のクリニックで起こりがちなリスク例】
- 書類がバラバラに保管されてしまう
契約書は契約ファイルに、同意書はカルテに、と別々に保存しているケースが多く、いざ確認したいときに「どこにあるかわからない」「探すのに時間がかかる」ということが日常的に発生。
- 契約更新時や内容変更時に同意書の差し替えを忘れる
年間契約や長期コースの場合、内容の変更や条件の見直しが発生することもあります。
その際、変更内容によっては同意書も再取得が必要になることがほとんどですが、手作業の管理では「契約書だけ更新して、同意書は古いまま」という事態が起きやすくなります。
- 保管スペースが限界を迎える
紙書類が積み重なり、契約関連書類だけで棚がいっぱいに。
「いつか整理しないと…」と思いながら、日々の業務に追われて後回しになってしまうことも珍しくありません。
- 万が一のトラブル時に書類がすぐ出せない
患者さまからの問い合わせやクレームがあった際、必要な書類をすぐに提出できなければ、クリニック側が不利になる可能性も。
探す時間が長引くほど、対応の信頼度も下がってしまいます。
特に「契約に紐づく同意書」は、万が一トラブルが起きたときの強力な証拠になります。
しかし、紙での管理が続く限り、ヒューマンエラーや保管忘れ、紛失リスクから完全に逃れることは難しいのが現実です。
「まだなんとかなる」と思っているうちに、取り返しのつかない事態に…なんてことも珍しくありません。
紙の書類管理を続けているクリニックこそ、まず見直してほしいのが「契約と同意書の一元管理」です。
「けいやくん」で一元化管理
そこでおすすめしたいのが、電子契約書作成・管理システム「けいやくん」です。
「けいやくん」は、契約書だけでなく、同意書も電子化して一緒に管理が可能。
特に、契約に紐づく同意書を添付する機能が備わっているため、セットで保管ができ、漏れや紛失のリスクを大幅に減らせます。
【けいやくんの特徴】
- 契約書ごとに関連する同意書を添付可能
- サインはタブレットで簡単取得
- 過去の契約や同意書もすぐに検索
- 紙の保管スペース不要でコスト削減
- 日本美容医療協会の契約書面・約款が使える
- 信販の申込みと連携
まとめ
美容医療クリニックにおける同意書は、ただの書類ではなく、クリニックと患者さまを守る大切な証拠です。
特に契約に関わる同意書は漏れや誤りがないよう、徹底した管理が求められます。
紙での管理に限界を感じている方は、ぜひ「けいやくん」をご検討ください。
契約書と同意書をまとめて管理することで、安心・安全なクリニック運営をサポートします。