もくじ
【開業前準備】エステサロン経営においてシステムが必要な理由
突然ですが、エステサロン開業前にシステム導入を検討していますか？
お客様からの予約の場面、顧客情報管理の場面、会計の場面など、、、
サロンワークをイメージしてみると、アナログでは管理しきれない場面が多々あるかと思います。
そのため、エステサロン経営にはシステムの導入がかかせません！
「パソコンやITは苦手、難しそう・・」
「個人経営だから、初めは費用をかけないスモールスタートを考えているから・・」
「まずはアナログ管理や無料サービスを使おう」
という方も多いのではないでしょうか。
結論、初めからシステムを導入して管理することをおすすめします。
なぜならサロンでは、スタッフの空き状況だけではなく、施術部屋の空き状況の管理やコース販売・チケット販売・プリペイド販売などサロン特有の運用方法が複数あるからです。
お客様の情報を紙で管理したり、予約情報を無料サービスで管理したりすることも、もちろん可能です。
しかし、お客様の人数やスタッフの人数が増えると限界がやってきます。
1人で経営する場合でも、1人で管理できることには限界があります。
更に・・いざシステムに移行しようと思った時、お客様のデータを移行することが大変・・
というお声もよく聞きます。
そのため、開業当初からシステムで管理することをおすすめします！
また、利用するお客様側の立場に立ってみると、ネットやスマホを使うことが当たりまえの時代！
24時間インターネットで予約できること、支払い方法はクレジットカードや電子マネーに対応していることなど、、、。
これらに対応するには、システムを導入することが必須です。
加えてサロンのシステム選定と一緒に考えるべきことが、お客様の集客です。
エステサロンを経営するなら、どのようにして集客をするのかをあらかじめ決めておく必要があります。
- どんな媒体を使って集客するのか？
- サロンのホームページはつくるのか？
- SNSは何を利用するのか？
など、方法を具体的に決めて集客活動を始めますよね。
集客活動では、お客様の予約の動線をつくることがカギとなります。
例えば、LINEを使って集客をおこないたいとき、LINE予約がとれるシステムを利用する必要があります。
このように、集客手段を決めることは、サロンで利用するシステムを検討する上で欠かせません。
次の章では、集客のための予約機能のほかに具体的にどのようなシステムの機能が必要なのかみていきましょう。
エステサロン向けシステムに必要な機能9選
ひとくちにシステムといっても、予約や顧客管理、役務管理、在庫管理、スタッフ管理などサロン経営を包括的にカバーするシステムもあれば、単機能のシステムもあります。
新規開業の際にはサロンの「集客」や「予約」に頭が行きがちです。
しかし、その後のお客様との関係構築のために重要な「顧客管理」や「マーケティング」や、エステサロンの適正な会計管理には必須となる「役務管理」「在庫管理」についてはついつい後回しになりがちです。
では、エステサロン経営で必要な機能をご紹介します！
サロンでの取り扱いメニュー・スタッフの人数・ベッドの台数などによって必要な機能が違うでしょう。
また、サロンでやりたいことによっても異なってくるかと思います。
それぞれのサロン運営方法・実現したいことに照らし合わせながら見ていきましょう。
1.予約システム・予約管理
集客方法によって、外部媒体であるホットペッパービューティーからの予約と連携したり、SNSからの予約と連携できるかの確認は必要です。
また、インターネットから24時間予約ができるシステムも欠かせませんよね。
インターネットやSNSを通じて、お客様より予約が入ったり・予約の変更がおこなわれた内容はすぐにシステムに反映。最新の予約状況が反映されます。
2.顧客管理
お客様の個人情報を管理するシステム。
お客様のお名前・生年月日など大切な個人情報を管理したり、来店履歴なども見ることができます。
予約管理システムと結びついている場合が多いです。
ご予約の際に入力いただいた個人情報が蓄積されていきます。
3.POSレジ・会計管理
お客様の施術・商品の売上情報を管理できるシステム。
POSレジであれば何がどれだけ売れているかが分かります。
システムによっては、売上などのデータを集計・分析ができます！
また、お客様の支払い方法にクレジットカードを導入されているサロンでは、レジと決済端末が連携していると便利です。
4.集計・分析機能
何の媒体を見てサロンに来店に来てくれたのか？
どんなお客様が何のメニューを選んでいるのか？
お客様の来店周期は？など、これらを集計・分析することで、サロンの経営改善に繋がります。
エステサロン経営で失敗しないためには、各情報の管理はもちろん、損益管理の分析などサロン経営に必要なデータの集計・分析が欠かせません。
5.役務管理
エステサロン特有の役務（コース、回数券）を管理するシステム。
エステサロン向けシステムを探す時は、ここがポイントです！
いざ、エクセルなどで販売しているコースやチケットの有効期限や回数を管理しようと思うと、管理する内容が複雑です。 エステサロンの役務管理のやり方に悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
ほかにも、トレンドの定額制（サブスク）管理に特化したものもあります。
6.在庫管理
商品の在庫を管理するシステム。
この施術にはこの商品が必ずついてくる！といったメニューを提供していたり、サロンでの商品の販売を店舗やネット上でおこなう場合もあるでしょう。
在庫の管理をデータ化することで分析が可能となり、棚卸しに要する時間の削減と、在庫資産の正確な把握の両立を実現します。
7.メールなどのメッセージ配信システム
お客様へサロンの案内を送るシステム。
お客様へのサロンのお休み情報や来店誘致のためのクーポン配信などで必要なシステム。
最近では、従来のEメールでの配信ではなく、LINEからのメッセージ配信が注目されています。
8.電子契約書
エステサロンでは「特定商取引法（特商法）」に対応しているメニューを提供している場合、契約書発行や電子契約書サービスが必須です。
期間が１ヶ月を超え、金額が5万円を超えるメニューを取り扱っている場合、特商法の対象となります。
上記に該当するメニューがある場合、お客様と契約書を取り交わす必要があります。
紙の契約書を使用するリスク（紛失・保管場所・探す手間など）や法律を学ぶ手間を考えると、システム導入をおすすめします。
特商法について詳しくは、こちらの記事をご覧ください。
【エステサロン開業準備】「特定商取引法」に完全対応し消費者トラブルを防ぐ！
9.電子カルテ
電子カルテでは、お客様の施術した内容、会話の内容、施術写真などを記録します。
紙での保管のリスクや書類の探しやすさを考えると、電子上で管理することをおすすめします。
体重や体脂肪などの測定値を記録できる電子カルテもあります。
エステサロン向けシステムを選ぶ4つのポイント
代表的な9つの機能をご紹介しましたが、サロン運営に必要な機能を整理し、いざ、これらの機能が揃ったシステムを導入しよう！となった時は、どのようなポイントでシステムを選ぶことが必要なのでしょうか。
サロンのシステムを選ぶ4つのポイントをご紹介します。
1.システムを利用する「目的」に合わせよう
サロンの規模ややりたいことに合わせて、必要なシステムの機能があるかと思います。
1人のスタッフで1日にお客様も2人ほどの来店というような小規模なサロンであれば、予約管理はシンプルなもので良いでしょう。一概に予約管理といっても、顧客情報と紐づくもの・自動でスケジュール管理してくれるものなど機能は様々です。
サロンの運用に合わせてどのような目的で使用したいかを明確にし、機能がサロンの運営と適しているのかを見極めることが重要です。
ほかにも、外部サービスと連携しているかも確認すべき大きなポイントです。
やりたいこととして、LINEを使った予約の取り方を実現したいと考えている時に、LINE連携機能がなければ、そのシステムはサロンに適していないと言えます。
2.スタッフ・お客様の使いやすさを優先しよう
システムはスタッフが使いこなし、きちんとした運用で使い続けることが重要です。
そのため、
- システムはスタッフが使いやすそうか
- 使いこなせるまでどのくらいの日数が必要か
- システムを使い出した後、どのようなサポート体制が整っているか
といった確認は必須です。
特にシステムを使いだして出てきた、使い方の不明点や困りごとを解決できるサポート体制が整っているかは要チェックです。
- マニュアルやＱ＆Ａは整備されているか
- どんな問い合わせの手段があるか
- サポートしてくれるスタッフは丁寧で迅速な対応をしてくれるか
など、長く使っていくにはサポート体制が充実しているシステムかという視点も重要です。
いざ、問合せしようと思ったらなかなか問合せ窓口がみつからない、メールでしか問合せができない、というようなシステムもあります。
そのため、すぐ簡単に質問ができる電話やLINEでの問合せ窓口があると、スタッフも安心です。
また、お客様が直接入力したりする予約の画面は、
- 予約をとる動線が分かりやすいか
- 直感で操作できるシステムのデザインか
このようにお客様目線に立ってしっかりとお客様が利用するシステムを確認することも大切です。
3.お客様の個人情報を守る！セキュリティ体制を確認しよう
サロンで利用するシステムはお客様の大切な個人情報をお預かりしています。
例えば、「予約機能では、お客様の個人情報」「電子カルテでは、施術の写真」を扱っているので、システムのセキュリティ体制がしっかりしているかはとても重要なポイントです。
システム会社のホームページにセキュリティに関する情報が開示されていますか？
きちんと確認しましょう。
また、システムを利用するスタッフのセキュリティ教育も欠かせません。
スマートフォンなどの普及で、店舗の予約状況などはいつでも・どこでも確認できるようになりました。
便利な一方、スタッフが顧客情報など「サロンの大切な情報」を持ち出してしまう心配があります。
顧客情報の流出は大切なお客様へ多大なご迷惑をおかけすることはもちろん、お店の経営を危機に晒す大変な出来事です。
スタッフ毎にID/パスワードの設定ができるシステムを選ぶことも大切です。
4.システムにかかる費用を確認しよう
システムを使う上での大事な料金体系。
システムのコストパフォーマンスは考えていますか？
初めはとにかく余分なコストを削減したい！と、
「予約はAサービスとBサービス」
「在庫管理はCサービス」
「カルテはDサービス」
「役務管理はエクセルでがんばる！」
など、、、無料サービスやアナログ管理をいくつも組み合わせると管理が煩雑になるだけでなく、スタッフがいくつも使い方を覚えないといけなくなります。
結局「カルテの入力で残業・・・」「売上集計がうまくいかない・・・」などと、余分なコストやスタッフの疲弊に繋がります。
ほかにも大切なポイントがあります。
お客様の個人情報、サロンの資産でもある予約情報を長期的に預けることができるサービスかどうか、見極めることです。
便利な無料サービスはたくさん提供されていますが、無料サービスはいつサービスが終了しても文句は言えません。
未来の予約情報だけでなく、過去の予約情報も分析し販促に活かすためには重要です。
長期的に利用できる安定したサービスかどうか、実績はあるか、必ずチェックしましょう。
また、お客様には個人情報をご入力いただくので、きちんと保守運用がされているか、セキュリティレベルが高い信頼できるサービスか、という点もポイントです。
有料だから大丈夫、というわけではありませんがITサービスの保守運用にはとてもコストがかかります。
このシステムがなぜ無料で提供されているのか？を一度調べてみることをおすすめします。
システムを使用するために払う月額費用のほかに、下記のようなことで問題になるケースもあります。
例えば、契約期間の縛りがあるシステム。
あまり吟味せず「合わなかったら変えればいいか！」とシステムを導入してしまい、いざ「システム変更したいな、、、」と契約を確認すると「3年は解約できません」というように、システムを載せ替えにくい契約内容になっていたりすることもあります。
また、データ移行がしにくいといったケースもあります。
契約期間にしばりはないものの「システムに登録してあるデータを抽出が出来ない」または「抽出するのに高額な費用がかかる！」などという場合も。
ほかにも、POSレジ専用の機器を購入したり、リース契約を結ぶ必要があったりと、高額な初期費用がかかるケースもあります。
システムの契約条件をしっかりと確認してサロンに合ったものを選びましょう。
ご紹介した4つのポイントとサロンの規模・提供メニュー・やりたいことを照らし合わせて、システムを選定しましょう！
サロンワークのオールインワンシステム！サロンズソリューション
エステサロンの運営に必要な機能とシステムを選ぶポイントをお伝えしました。
いざシステムを探そうとインターネットを検索してみると、いろいろなシステムがありますよね。
「うちのサロンに必要な機能は、、、予約管理、顧客管理、POSレジ…」など。
ほかにも、
- ホットペッパービューティー・LINEからの予約連携
- コース・回数券メニューの有効期限や回数の管理
- 特商法に遵守した契約書の作成・管理
- 写真のビフォーアフター作成
- サブスクメニューの回数や会計管理 など
これらの機能が必要とお考えの場合、エステサロン向けシステム「サロンズソリューション」を利用することをおすすめします。
サロンズソリューションは、サロンワークのやりたいことを全てシステムでサポートするシステムです。
予約から来店後のカウンセリング・契約、役務消化管理、EC物販まで。
すべてが繋がっているから、管理も分析も簡単！
～一般的なサロン業務フローとサロンズソリューションファミリーで出来ること～
「サロンズソリューション」は、サポート体制もバッチリ！
ご利用開始後は、サポートサイト・コールセンター・メール・LINEからお好きな方法でスムーズに問題解決が可能です！
- サポートサイト：マニュアルやQA検索でいつでも自己解決可能。
- コールセンター：オペレーター直通。お電話でお困りごとをお伺いいたします。遠隔操作も可能ですのでパソコンが苦手でもご安心ください。
- メールサポート：お好きなタイミングでお問合せ可能。組織内での情報共有、お問合せログの保管に役立ちます
- LINE：メールアドレスをお持ちでないスタッフ様も手元のスマホから気軽お問合せ可能。
セキュリティ体制に関しては、お客様に安心して快適にご利用頂けるようサービスレベルを目標に定め、運用しています。
サービス運用体制や監視体制、障害対応についてなど広く情報を開示しております。
透明性を持って誠実義務に基づき最大限努力しています。
サービスレベル目標についてはこちらをご覧ください。
最後に、料金体系です。
サロンズソリューションは、お手持ちのパソコンやiPad・スマホでご利用いただくことが可能です。
また、契約期間が長く解約できない・解約手数料がかかることもございません。
全てのサービスを使えるお得なプランもございます。
2003年の発売以降、導入実績5,000店舗突破。
システム導入をご検討中の方はお気軽にお問合せください！
サロンズソリューションの詳しい機能についてはこちらでご案内しております。
まとめ
- エステサロンに必要な代表的な機能は「予約システム・予約管理、顧客管理、POSレジ・会計管理、集計・分析機能、役務管理、在庫管理、メールなどのメッセージ配信、電子契約書、電子カルテ」
- システムを選ぶポイントは「利用する目的、システムの使いやすさ、セキュリティ体制、システムにかかる費用」
- サロンの規模・提供メニュー・やりたいことに照らし合わせて、システムを選定しよう
- サロンワークのやりたいことを全てシステムでサポートする「サロンズソリューション」がおすすめ！