サロン業務では、お客様への施術のほか、予約・顧客情報・カルテ・契約書などの管理業務がたくさんあります。
これらの情報を紙で管理すると、
「隙間時間でサッと記録がしやすい！」
「1枚の紙で全体がすぐみれるので、見やすい！」
のような、良い面がある一方で、
こんな不便さを感じませんか？
「集客サイト、SNS、電話からの予約を1枚の予約表にまとめて記入するのが大変、、」
「紙カルテの準備・片付け・保管が面倒、、、」
「毎日の日報の作成、売上集計に時間がかかっている」
そんなときは、デジタル化＝システムを導入するのも1つの手段です！
しかし、「今までアナログ管理だったから、システム導入するのはちょっとハードルが高そう、、」と感じてしまう方も多いかと思います。
本記事では、アナログ管理からデジタル管理への移行を考えているサロン経営者の方へ向けて、移行することのメリットやハードル、ハードルの乗り越え方についてお伝えします。
もくじ
アナログ管理からデジタル管理に移行することのメリット
まず、アナログ管理からデジタル管理に移行するとどのようにサロンワークが変化し、どのようなメリットがあるのかをお伝えします！
本記事でのアナログ管理とは、「人の手に大きく依存している業務」のことを指します。
アナログ管理の代表的な例は、紙を使った業務です。
ほかにも、紙のタイムカードを利用した勤怠管理や、Excelの関数を用いてスタッフが集計する売上管理もアナログ管理といえます。
デジタル管理とは、予約・顧客情報などを管理できるPOSレジや電子カルテなどのデジタル技術のシステムを利用して管理することを指します。
施術に集中できる
1日の業務の中で、施術以外の事務作業（カルテ記載・予約管理など）にどのくらいの時間を費やしていますか？
施術以外の事務作業に費やしている時間が結構あるのではないでしょうか。
例えば、
- 朝礼でお客様の情報を引継ぎするのに時間がかかっている
- 予約と予約の間のわずかな空き時間で、次のお客様のカルテを探してバタバタ
- 契約書の記入が大変
- レジ締め作業・日報作成のために残業している など
このように、施術以外でスタッフの業務を圧迫している事務作業が結構あるかと思います。
システムを利用することで、これら業務の効率化を実現し、スタッフが施術に集中することができます。
例えば、スムーズにお客様情報の検索ができたり、スタッフ間で情報をリアルタイムに共有できるため、お客様の引継ぎも楽になります。
また、事務作業が短縮されたことによってできた時間を使い、追加でもう1名お客様の対応をしたり、施術の技術を磨くことで、売上やお客様の満足度が向上するでしょう。
人的ミスを削減できる
アナログですと、どうしても人為的なミスが発生してしまいます。
例えば、手書きで記入すると数字の「0」と「6」が分からなくなってしまったり、電卓を使った計算ミスなどがおこったりします。
システムを使うことで、文字の読み間違いなどもなくなったり、自動で計算がおこなわれるため計算ミスがなくなったりします。
また、アナログ管理のサロン様ではExcelを使って集計をおこなっている方も多くいらっしゃいます。
しかし、「○○さんが集計が得意だから！」と特定のスタッフしかできない業務となっていませんか？
このような業務の属人化は、担当者がお休みに入った、何かしらの事情で辞めてしまった、、という時に、大きな影響を及ぼします。
そのため、属人化を防止する観点でもシステム化は有効です。
置き場所問題からの解放
アナログ管理ですと、どうしても紙が増えていく一方です。
紙の問題で困るのは、紙の置き場所ではないでしょうか。
お客様が増えるごとに増えていく紙の山、、、また、サロンにしばらく来なくなったお客様情報をずっと紙で保管し続けるのは、コストの面でもセキュリティ面でも大きな問題です。
システムを利用すると、お手持ちのパソコン・タブレット・スマホに書類が電子上で保管されます。
そのため、置き場所の心配はいりません。
お客様の個人情報を守る
サロンでは、お客様の大切な個人情報をお預かりしています。
また、お客様のお身体の写真なども保管しているサロン様も多いかと思います。
これらは、サロンにとっての大切な情報資産です。
紙で管理する場合、紙の劣化や紛失のリスクを考えることが必要です。
また、不正が起こりえる可能性についても経営者として考える必要があります。
紙の書類ですと、文字を消したり書き直したりする作業ができたり、外への持ち出しも簡単にできてしまいます。
システムを取り入れることにより、紙の劣化・紛失などの心配が不要になります。
また、システムではサロン以外からのアクセスをできないようにしたり、誰がいつ操作したかの履歴を記録することも可能です。これらの仕組みによって、不正行為を事前に防ぐことができます。
顧客情報の流出は大切なお客様へ多大なご迷惑をおかけすることはもちろん、お店の経営を危機に晒す大変な出来事です。
サロンのお客様を守るためにも、スタッフを守るためにも、事業を守るために情報漏洩のリスクを減らすことは経営者の仕事です。
このように、アナログ管理からデジタル管理へ移行することで、便利になることがたくさんあります！
メリットが多いデジタル管理ですが、やはり立ちはだかるハードルもたくさんありますよね、、
次章では、システムを導入することをためらってしまうハードルと、その乗り越え方をお伝えしていきます。
システム導入をする上でのハードルと乗り越え方
システム導入をする上で乗り越えるべきハードルとして、よくサロン様から寄せられる声を集めました。
システムに慣れるのが大変、、、使いこなせるか心配
「システムを導入しても、使いこなせるのか？」
「今までと同じようなやり方で運用できるの？」
やはり、ここが一番大きな不安ですよね。
しかし、エステサロンに特化したシステムは、多くのサロン様が使いやすいようにつくられています。
導入当初は、今までのアナログ管理とは異なる場面も多くでてくるので、「使い方がちょっとわからない」「難しい」と感じることもあると思います。
そこで、システムのサポート体制が整っているかという観点は要チェックです。
例えば、
- 困ったときに解決してくれる電話サポートはあるか？
- マニュアルはあるのか？
- 訪問・オンラインでの直接の対応はあるのか
などを確認しておきましょう。
コストがかかる
システム導入には、費用がかかるのがネック、、という声もよくお伺いします。
しかし、システムはお客様の満足度向上・サロンの売上アップのために入れるものです。
システムを入れることにより、業務の時間が短縮化し、人件費や教育コストの削減に繋がります。
さらに、紙の購入費などの経費削減も実現します。
また、節約できた時間で、1名でも多くのお客様を施術することができたり、新メニューを考えたり、SNSキャンペーンをうったりする時間を確保することもできるでしょう。
結果として、システムに費用をかけた分以上にサロンのさらなる売上アップが期待できます。
データ移行が大変そう
既にサロン運営をしているサロン様には、今までご来店いただいたお客様の多くのデータが蓄積されています。
そのため、システムを導入するとなると、お客様データの移行が必要となります。
「この膨大なデータを移行する作業が大変、、、」と思う方が多いですが、
データ移行は、常連のお客様やご来店されたお客様から順番に必要なデータから徐々におこなっていけば問題ありません。
また、システム会社によって、データ移行をまとめて請け負ってくれる会社もあるため、一度相談してみましょう。
スタッフへの説明に困っている
システムを使う機会が多いのは、現場のスタッフだと思います。
スタッフの気持ちを考えると、いきなり業務が変わるのは面倒や手間と感じる場合もあります、、
「今のやり方で特に問題がでていないからいいのでは？」であったり「変わるのは嫌だ」という方もいるかと思います。
そのため、システム導入前のスタッフとの話し合いは欠かせません。
また、説明をしても話し合いが平行線で困っている方もいるかもしれません。
しかし、時代の流れは変わっています。
お客様からは、予約のしやすさなどからデジタル管理をしているサロンが選ばれていきます。
また、これから新しく入社する若い世代のスタッフは、アナログ管理に慣れておらず、デジタル管理が当たり前と考えているデジタルネイティブ世代です。
そのため、働くサロンを決める際にシステムを活用しているかどうかも判断基準の一つになり得ます。
話し合いとともに、システムを入れることでのメリットや使用感などを確かめるデモンストレーションをスタッフと一緒に受け、スタッフの不安を取り除いていきましょう。
以上、アナログ管理からシステムを導入する上で大変なこと、それを乗り越えるべき確認すべきことや対策をお伝えしました。
次章では、アナログ管理からデジタル管理に移行したサロン様の導入実例をご紹介します。
【導入事例】十数年のアナログ管理からシステム導入！１日でも早くシステムを導入すればよかった！
アナログ管理からシステムを導入したサロン様の事例をご紹介します。
＼ システム導入のハードルと乗り越え方 ／
- 今まで：すべてアナログで管理
- システム導入のきっかけ：紙カルテがとっても分厚くなっていたこと
- システム化のハードル：アナログ管理と同じような管理方法ができるかどうか
- 乗り越え方：システム会社からのサポートを活用
システムを導入する前は「システムを使いこなせるか、、今の運用にあっているか」ということに大きな不安をお持ちでした。
導入後は、システム会社のサポートなどを利用し、徐々にシステムに慣れていったとのことです。
もっと詳しく！
【導入事例】十数年のアナログ管理からシステム導入！１日でも早くシステムを導入すればよかった
「何からシステム導入していいかわからない」という方に、システムの選び方ポイント
システムと一言にいってもいろいろなシステムがありどれがいいのか判断が難しいですよね、、、
アナログ管理からシステムを選定する上でまず確認したいポイントが3つあります。
- 現状サロンでは何が課題で、何からシステム化したらよいかを把握すること
- 業界・業種に特化しているシステムであること
- 導入前・導入後のサポート体制がしっかりしていること
この中でもとくに、1つ目の「現状把握」が重要です。
アナログ管理からシステムの利用を考える際に、一番初めに何が課題なのかをしっかり把握しておくことによって、必要なシステムの機能などが異なってくるからです。
しかし、ここを考えるのが一番難しいですよね、、、まずどんなものがシステム化できるのだろう？と疑問に思うこともあるかと思います。
ウィル・ドゥでは、20年以上エステ業界に寄り添ったシステムを提供しているからこそ！
経験豊富なスタッフがシステムの不安に対して、どんなことでもご相談を承っております！
＼ お気軽にご連絡ください♪ ／
まとめ
- システムを利用することで、アナログ管理のお悩みが解決します。
- システム化する上でのハードルは乗り越え方が存在します。システムが使いこなせるか不安というサロン様は、システム会社のサポートを活用しましょう！
- アナログ管理からシステム導入を検討する際は、サロンの課題を把握し、何からシステム導入をしたらよいか考えることが大切です。
- システム化に向けて、わからないことがあれば一度相談してみるのもおすすめです！美容業界20年以上のウィル・ドゥではサロン様を対象に無料相談をしております。お気軽にご予約ください。
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