美容クリニックでは日々さまざまな「契約業務」が発生します。
脱毛・しわ/たるみ除去などの役務メニューを中心に提供しているクリニック様では、患者様と契約書をかわす機会が多いでしょう。
契約業務に関して、
- 作成に時間がかかり患者様をお待たせしている
- 新人スタッフへの教育が大変
- 書類のミスがないか不安 など
このようなお悩みをお持ちのクリニック様も多いのではないでしょうか？
電子化をすれば、契約業務に関わるさまざまなお悩みが解決します！
この記事では、契約業務において美容クリニックで求められること、電子化することによってどのように業務が変わるのか？をお伝えします。
美容クリニックが利用すべきツールもご紹介しますので、最後までご覧ください。
もくじ
美容クリニックでの契約業務に求められること
美容クリニックの契約書業務は、時間も手間もかかります。
そのなかでも、
- 契約書の作成や記入などの業務を時短すること
- 法を遵守し、契約書を正確に作成すること
に課題を抱えているクリニック様が多いです。
具体的に美容クリニックでの契約業務に求められていることを詳しく見ていきましょう。
【患者様の待ち時間をなくす】契約業務の時短
厚生労働省の調査によると、ここ3年間（2020年～2023年）で、美容外科クリニック数は4割増加したという驚きの結果が出ています。（出典：厚生労働省ホームページ）
クリニック数が増えているということは、それだけ患者様が来院されているということです。
それでは、患者様の人数が増える中で、患者様の待ち時間はどのくらい発生していますか？
施術を受ける以外の時間が長いと、どうしてもクリニックへの不満に直結してしまいます。
例えば、新規の患者様を優先してしまうと、既存の患者様からの予約がなかなか受け付けられない、せっかく予約をとってもらっているのに既存の患者様をお待たせしてしまう、、なんてことありませんか？？
患者様からすると、
- 仕方ないとわかっているけども・・
- 予約を取っているのににこんなにも時間がかかるなんて・・ など
クリニックを変えたい！と思う要因となってしまいます、、
クリニック業務で何に時間を使っているかを見直してみると、「契約業務」に時間がかかっているのではないでしょうか？
契約業務は複雑なため、どうしても時間がかかってしまいます、、
契約業務の時間を短縮できれば、患者様の待ち時間を減らすことに繋がります。待ち時間を削減することにより、患者様から選ばれるクリニックになるでしょう。
そのために必要なのは、契約業務のスピードアップです。
【法を遵守しクリニックを守る】契約業務の正確性
患者様からの需要に伴い、
- 新しいメニューを増やす
- 都度払いだけでなくコースやサブスクメニューを取り入れる
- 毎月キャンペーンをする
- オプションメニューをつくる など
日々、メニューが追加されたり、変わったりすることが多いかと思います。
先月と今月で同じメニューでも、金額が異なるケースといったこともあるかと思います。
いざ、契約書を作成する時、金額・有効期限など正確に記載できているのか心配、確認に時間がかかっている、なんてことはありませんか？
新人スタッフの方であれば、なおさらです。
カウンセリングなどで忙しいなか、ミスの許されない契約業務をおこなうことはなかなか難しいです。
しかし、契約業務でのミスは経営リスクに直結します。そのため、正確な契約業務が求められます。
このような背景から、契約業務の時短・正確性が求められます。これらの課題を解決するのが、契約業務の電子化です。
次章では、契約書の電子化のメリットを一緒に見ていきましょう。
契約書を電子化するメリット4選
電子契約書を活用するメリットを4つお伝えします。
契約業務の時短に繋がったり、正確な契約書を作成できるほか、業務効率＆患者様満足度アップに繋がるポイントもご紹介します。
圧倒的な時短！患者様をお待たせしません
従来の紙ベースの契約には、書類の作成、印刷、署名、保管といった多くのステップがあります。
電子契約書システムを導入することで、これらのプロセスがデジタル化され、大幅な契約時間の短縮が可能になります。
患者様やスタッフの負担も減り、患者様の契約したい！気持ちを冷めさせません。
ミスが許されない業務だからこそ正確に！
紙ベースでは、書き間違い、記入の抜け漏れなどがおこる可能性が高いです。
電子契約書を利用することで、入力の抜け漏れがあった場合、システムが教えてくれます。そのため、新人スタッフ様も安心して作業をすることができます。
個人情報を取り扱うからこそ！安心のセキュリティ対策
電子契約書はセキュアなサーバで管理されるため、高度な暗号化により情報の安全が保たれます。
紙の劣化、盗難のリスクが低減したり、自然災害などで契約書が紛失するという心配からも解放されます。
無駄を省きコスト削減に繋がります
電子契約書システムを導入することで、紙、インク、契約書の保管場所など、物理的な契約書に関わるコストが削減されます。
また、インターネットに繋がるパソコンやタブレットがあれば、店舗、本部など場所を問わず契約書の確認が可能。
スタッフ間、店舗間の情報共有もスムーズとなり、店舗から本部へのFAXといった手間も必要ありません。
以上、電子化することでのメリットを4つご紹介しました。
電子契約書を使うと、美容クリニックへの信頼感がアップするだけでなく、ご契約にかかる時間が短くなり、患者様の満足度アップに繋がります！
美容クリニックに最適な電子契約書の選び方
電子契約書といっても世の中には、さまざまな種類の電子契約書があります。
一般的に電子契約サービスは下記の機能の一部またはすべてを備えていることが多いです。
では、美容クリニックの契約書業務に必要なサービスはどんなものでしょうか？
下記3点に対応している電子契約書を選ぶと、美容クリニックの契約業務をスムーズにおこなうことができます。
最新の特商法に対応した契約書が作成できる
スタッフが最新の法律知識を常に把握することはなかなか難しいので、法に関わる書面のチェックは弁護士へ依頼しているクリニック様も多いです。
しかし、弁護士への依頼費用・やりとりなどのコストが発生します。
そのため、弁護士へリーガルチェックしなくても、最新の特商法に対応したフォーマットが利用できる電子契約書を選びましょう。
追加料金なしで契約書を無制限に保管できる
毎日多くの契約書が作成されます。
契約書のほかにも、見積書・中途解約書などを発行されているクリニックも多いでしょう。
そのため、追加料金なしで契約書を無制限に保管できる電子契約書を選ぶといいでしょう。
電子サインに対応している
美容クリニックでは対面での契約がほとんどのため、電子サインができる機能がある電子契約書を選びましょう。
上記3つのポイントのほかにも、医療ローンのお申込みにも連携しているとかなりの時短が見込めます。
美容クリニックならではの契約書に関する業務が多いため、美容クリニック専門の電子契約書サービスに任せるのが、ベストです！
最後に、美容クリニックにおすすめ！時短に繋がる＆正確な契約書が作成できる電子契約書サービスをご紹介します。
美容クリニック電子契約書の決定版！「けいやくん for クリニック」
美容クリニックでの契約書の電子化は、電子契約書作成・管理サービス「けいやくんforクリニック」を利用しましょう。
けいやくんforクリニックのおすすめポイントを3つご紹介します。
最新の特商法対応！フォーマットの準備不要
けいやくんforクリニックには、日本美容医療公認の特商法に遵守した概要書面と契約書面のフォーマットが組み込まれています。そのため、クリニックでの概要書面・契約書面の準備が不要です！
法の改正があれば、法改正日に自動で書面のアップデートが行われますので、安心してご利用いただけます。
新人スタッフ様もしっかり法を遵守！
けいやくんforクリニックは法を遵守した書面が簡単に作成できます。画面の案内に沿って入力するだけです。
万一、記載間違いがあった場合は、システムが教えてくれるので、新人スタッフ様でもすぐに書面を作成することができます！
1度でも個人情報を入力すれば、2回目以降の契約は入力した内容が自動で反映されるため、さらに契約業務がスムーズになります。
お支払いにかかる時間も短縮できます
契約書作成だけでなく、患者様とのお支払いにかかる時間の短縮も実現できます。
医療ローンでのお支払いの場合、契約書面をまいた後に、ローン申込書を記入する必要があります。
契約書と同じ内容が多いため、患者様にとってもスタッフにとっても、同じことを何度も書かなければならず記載に時間がかかり大変煩わしい作業です。
けいやくんforクリニックは、なんと業界唯一！多くの医療ローン会社のお申込みと連携しています！
何度も同じスタッフにとっても患者様にとってもストレスフリーで安全な契約業務を行なうことができます。
以上、けいやくんforクリニックの3つの特徴をお伝えしました。
けいやくんforクリニックは、美容クリニック運営に欠かせない特商法に対応した電子契約書の作成から決済まで、タブレット1台で完結することができます。
実際どんな画面か見てみたい！気になっている！というクリニック様へ無料デモをご案内中です。お気軽にご都合のよい時間帯でご予約ください！
まとめ
- 美容クリニックの契約業務では、契約業務の時短と正確性が求められています。
- 電子化をすることで、契約業務の時短・正確な契約書作成が実現できるだけではなく、セキュリティ強化・コスト削減にも繋がります。
- 美容クリニックで使う電子契約書を選ぶ際、「最新の特商法に対応している」「追加料金なしで契約書を無制限に保管できる」「電子サインに対応している」かどうかを確認しましょう。
- 美容クリニック向けの電子契約書をお探しなら、業界唯一「医療ローン」との連携も可能なけいやくんforクリニックの利用がおすすめです。