消費者トラブルを防ぐ契約書はこうやって作る！

「これからエステサロンを開業する」「新しくコース（役務）メニューを取り入れたい」と思って準備を進めて、お客様から契約を頂いた！という場面でのサロンの契約書準備は万全ですか？

いざ契約書が必要となった時に、「契約書を準備していなかった」「このメニューって契約書が必要なの？」などあたふた・・

そんなことにならないように、、契約書がなかった際に起こりがちなトラブルをご紹介し、その上でどのような場面で契約書が必要なのか、どのように作るのかなどを詳しくお伝えします！
最後に、サロンにとって最適な契約書の対応策をご案内するので是非最後までお読みください。

【消費者トラブルに発展⁈】エステから契約書の控えが渡されなかった・・

• サロンをオープンする
• スタッフを増やしていきたい
• お客様が増えてきた
• 新メニューを追加する

このようなタイミングで、気を付けたいことの1つとして消費者トラブルがあげられます。

年々、エステサロン業界の消費者トラブルは増えています。
そこで重要な存在が「契約書類」です。

契約書がなければ、お客様側とサロン側でどんな約束がかわされたのか分かりません。

契約書をお渡ししていなかった場合、お客様から「何の控えも渡されなかった、、」など消費者センターへ相談されるケースもあります。

たとえ契約書があったとしても、スタッフごとに契約書の内容の理解が不十分だと「契約書に必ず記載しなければならない項目の書き漏れがあった」などの問題がおこり、消費者トラブルへ発展してしまいます、、

また、特定非営利活動法人日本エステティック機構（JEO）でもトラブルを防ぐため、サロン・消費者に対しての注意喚起がなされています。

日本エステティック機構では、サロンで起こりやすいトラブルを未然に防ぐために、あらゆる角度からサロンを審査しています。その審査項目の一部分を紹介します。

経済産業省が発表した報告書（エステティックサロン認証制度の在り方）に沿った「エステティック認証基準」で審査項目が定められています。

引用元：特定非営利活動法人日本エステティック機構

ここで注目していただきたい項目は、

6. 法律で決められた契約書・概要書面を使用し違法な契約をしていないか
7. クーリング・オフや中途解約はきちんと対応しているか

です。

6に関しては、「契約の前に要チェック」と題し、契約に関して消費者が注意すべきポイントがまとめられています。

7に関しては、「こんな時はどうしたらいい！？」と題し、消費者から質問が多かった内容がまとめられています。

このように、消費者に向けて契約行為の注意点がアナウンスされています。
社会全体でコンプライアンスが重視されているからこそ、消費者側もこのような情報に常にアンテナを張っています。

だからこそ、サロン側では、契約書業務には正しい知識とより一層の注意が求められます。

サロンでのお客様とのトラブルが起こらないように、対策をおこなうことが大切です。

エステでの契約書の必要性

トラブルを防ぐ方法としてきちんとした内容の契約書を作成し、お客様へ交付することが重要です。

契約書は、トラブルからお客様を守るために作られることが多いです。
そのため、サロンにとっては法律を遵守できていなければ、厳しいペナルティが発生することもあります。

実際に、契約書類の不備などにより施術を既に受けていても全額返金や行政処分などを受けたサロン様の事例もあります。

しかし、法律を遵守した契約書を作成し、お客様に内容を理解してもらい、控えをお渡しすることでそのようなトラブルを防ぎます。結果、契約書がサロンを守ることに繋がります。

どんな時に契約書が必要なの？

それでは、具体的にエステサロンのどんな時に契約書が必要になるのでしょうか？

エステサロン事業では、事業者による違法・悪質な勧誘行為等を防止し、消費者の利益を守るために特定商取引法（特商法）が定められています。

特商法に該当するメニューを販売する場合、特商法を遵守した契約書面の発行が義務付けられています。
特商法に該当するメニュー例を確認していきましょう。

次に、特商法を遵守するために「どのような書類を用意すべきなのか」を詳しくお伝えしますので、確認していきましょう。

サロンで準備が必要な書類は2種類ある？！概要書面と契約書面の違い

特商法では、概要書面と契約書面の発行が求められています。

下記図は、概要書面と契約書面のサンプルです。

概要書面とは？

契約の締結前に交付しなければならない書面のことです。
契約内容にサロン側とお客様の認識のずれなどがないか、契約を結ぶ前にきちんとお客様へ概要書面を使って説明する必要があります。

書面の内容や書式（文字の大きさ・色など）は、法律によって決まっています。

契約書面とは？

契約の締結後にすぐお客様へお渡しする書面です。
契約内容が書いてある書面で、こちらも概要書面と同様、書面の内容や書式（文字の大きさ・色など）は法律によって定められています。

特商法に該当するメニューでは、概要書面と契約書面をそれぞれ、サロンの保管分とお客様への控え分の2枚用意する必要があります。

次の章では、これらの書面を取り扱う際にサロン側が注意すべきポイントを解説していきます。

契約書業務での注意ポイント

サロン側で契約書業務において注意しておきたい4つのポイントがあります。

①特商法を理解する

• どういうメニューに契約書が必要なのか
• お客様へお伝えなければいけないこと
• クーリングオフや中途解約のルール　など

契約業務を行うスタッフは、特商法の内容やルールについて正しく理解する必要があります。

お客様から質問された時も、対応できるようにしましょう。

参考）特商法について、もっと詳しく！
https://blog.salons-solution.jp/keiyakun/keiyakun-tokusyouhou/

②お客様に書面の内容に納得いただき、書類の控えを渡す

お客様が内容をしっかりと理解していることが書類を取り交わすときの大前提です。

何かトラブルが発生したときに、「そんなことは聞いていない！」などとお客様から言われないためにも、内容は読み上げながら1点1点お客様と一緒に確認していきましょう。

書面の内容をお客様にご納得いただいてから、お客様からの署名をいただきましょう。

③記入の不備がないか確認する

書面の内容に不備がないか、スタッフ同士での二重確認などを通して記入漏れを防ぎましょう。

記入漏れがあり、お客様に書き直ししていただく、もう一度来店いただく必要がある・・となれば、サロンの信用に関わってしまいます。

④保管場所の管理をきちんとする

お客様が増えれば増えるほど枚数も増えて管理が大変になりますね。

また、見返す必要がある場合には特定のお客様の書面をすぐに探すことができるよう整理の仕方にも気を付けましょう。

上記4点に気を付けながら、お客様・サロンを守る書面を作成・管理することが重要です！

しかしながら、実際はサロン業務に加えて上記の４点を気を付けながら契約業務を行うのはとても大変です。
その改善策については、最終章でご紹介！

【契約書がない⁈】どうやって作ったらいいの？

それでは、実際に契約書の準備はどのように進めれば良いのでしょうか？
代表的な契約書の準備方法には以下のようなものがあります。

代表的な契約書入手方法

• 協会などから紙のフォーマットを購入している
• 弁護士に作成してもらう
• 以前の勤務先や知人からもらったものを流用している
• ネットなどで調べて自分でフォーマットを作成した
• 出所が分からないフォーマットを使っている　　　　　など

いろいろな方法がありますが、エステサロンの契約書面を作成する際の大きな注意ポイントがあります。

それは、最新の特商法に遵守している書面を利用しなければならないということです。

当たり前のことですが、契約書は最新の法を遵守している必要があります。
そのため、弁護士に作成してもらったもの・信頼のおける協会などが発行しているフォーマットを利用するのがベストといえます。
法改正があった際も、対応する必要があります。

しかし、常に法改正に注意して、法改正ごとに契約書を買い直して…と中々負担がかかります。
また、紙の契約書を購入しての運用はその他にも様々な課題があります。

紙の契約書が抱える課題

• 常に法改正情報を追いかけなければいけない
• 書面への記入に時間がかかる
• 手書きなので、ミスが起こりやすい
• 書類を探す手間がかかる
• 保管場所が書類の山になる　　　

そこで、こういった課題を解決するため、最新の特商法を遵守した書面のフォーマットが搭載され、契約書を電子化できるシステムを利用するのがおすすめです。

さらに、法改正に自動で対応する電子契約書サービスであれば、対応漏れが防げるのはもちろん、サロンのコンプライアンス向上を叶えられます！

【時間＆手間を大幅削減】契約書面の電子化メリット

• 最新の特商法に対応した概要書面と契約書面の準備が不要になる
• 書面への手書きでの記入がなくなり、準備と記入の手間が軽減される
• 書面を探す時間が短縮される
• 書面を整理する業務が不要になる
• 新人スタッフも簡単に書面の作成方法を覚えられる

加えてお客様の利便性もアップします！

お客様も嬉しい！電子化のメリット

• 手書きで個人情報などを記入する手間がなくなる
• 契約行為の時間が格段に短くなる
• 電子上なので、画面の拡大などが自由にでき、書類が読みやすい

このように、サロン側にとってもお客様側にとっても時短・効率化を実現することができます。

次の章では、特商法の法改正に対応する電子契約書作成・管理サービス「けいやくん」について詳しくご案内します。

【誰でも簡単に法を遵守】電子契約書を作成・管理できる！「けいやくん」

契約書業務は、間違いが許されないからこそサロンにとって大変な業務です。
電子契約書を使ってスマートに対応しましょう！

そこでおすすめしたいのが、電子契約書作成・管理サービス「けいやくん」です。
けいやくんのおすすめポイントを3つご紹介します。

①日本エステティック機構のフォーマットがそのまま使える！

けいやくんには、日本エステティック機構の特商法に遵守した概要書面と契約書面のフォーマットが組み込まれています。
そのため、サロンで契約書面の準備が不要です！

法の改正があれば、法改正日に自動で書面のアップデートが行われますので、安心してご利用いただけます。

また、けいやくんは日本エステティック機構が設けている「サロン事業者登録制度」に唯一認められた電子契約書です。

サロン事業者登録制度とは、「法令遵守」と「消費者保護」を自己宣言する制度です。
登録をするとその後のエステティックサロン認証の申請にも有利となります。

こちらの登録条件として、「けいやくん」が唯一、法令に遵守している電子契約書として認められています。

参考：エステティックサロン事業者登録制度

②書類業務の圧倒的なスピードが実現！

紙の書面でおこりがちな課題（書面作成に時間がかかる、書面を探すのが大変、、など）は、けいやくんの利用で全部解決！

さらに、1度でも個人情報を入力すれば、2回目以降の契約は入力した内容が自動で反映されるため、スムーズになります。

契約にかかる時間が30分から5分に短縮になったサロン様の事例もあり、お客様の契約行為に対する「契約時間が長い、面倒くさい、、」といった不満を解消します！

事例：【導入事例】急成長を遂げたエステサロンの経営者が選ぶ電子契約〜お客様を第一にスタッフの業務・経営まで支援するシステム〜

さらに、けいやくんは操作方法が簡単！画面の案内に沿って入力するだけです。

万一、記載間違いがあった場合は、システムが教えてくれるので、新人スタッフ様でもすぐに法を遵守した契約書を作成することができます！

③お支払いにかかる時間も短縮！

お客様とのお支払いに時間がかかっていませんか。

信販（ローン）でのお支払いの場合、ローン申込書への個人情報の記入箇所が増える為、契約行為に時間と手間がかかります。

けいやくんは、なんと業界唯一！多くの信販会社のお申込みと連携しています！

信販のほかにも、高額なコースのお支払いにはクレジットカードをご利用されるお客様も多いかと思います。

• 特商法に該当するコースはクレジット決済ができないと言われた
• 都度、決済端末のある受付まで移動しないといけないからお客様に手間をかけている

こんなお悩みはございませんか？

けいやくんは、役務決済OK＆お客様のスマホでお支払いが完結する決済に対応！
けいやくんで作成した契約書の金額とお支払い画面が連携するので、お支払い金額の入力ミスは起こりません！

このように、お支払いはクレジットカードで行われるため、お客様は

• 事前チャージ不要！
• クレジットカードのポイントも貯まる！

などのメリットがあります。

また、ご契約後にお客様にレジまで移動して頂く必要なく、その場でお会計というスムーズなお支払いのフローの構築が可能になります。

以上、けいやくんの3つの特徴をお伝えしました。

けいやくんではサロン運営に欠かせない特商法に対応した電子契約書の作成から決済まで、タブレット１台で完結することができます。

サロンで契約書が必要になった際は、けいやくんを利用してトラブルを防ぎ、スムーズな対応をしましょう。

まとめ

• 契約書に関する、消費者トラブルは増加しています
• お客様を守るためにも、サロン・スタッフを守るためにも契約書作成は重要です
• サロンでは、特商法に該当するメニューに概要書面と契約書面の交付することが定められています
• 日本エステティック機構のフォーマットに準拠している＆法改正に対応している電子契約書「けいやくん」の利用がおすすめです

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2003年の発売以降導入実績5,000店舗。美容業界初のクラウドCRM POS「サロンズソリューション」のほかにも、特商法に対応した電子契約書「けいやくん」、サロンワークに特化した電子カルテ「ペンギンカルテ」など業界特化のサービスを提供しております。　

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