“目”という身体の中でも繊細な目に近い箇所を施術するアイサロンは、お客様のアレルギー確認や、同意書の取得など、お客様とサロンを守るためのカウンセリング、それを記録するカルテ作成・運用がとても重要です。
その分、同意書、お客様基本情報やデザイン記録などの用紙がどんどん増えていきます。
「お客様が増えてきてカルテ探しに時間がかかる」
「バックヤードがカルテでいっぱい・・・」といった、お悩みはありませんか？
紙の劣化や紛失からも解放される！
アイサロンに電子カルテを導入するメリットや、おすすめの電子カルテについてご紹介していきます。
カルテの電子化を考えているアイサロン経営者様はもちろん、これから独立を考えている方は必見です！
もくじ
アイサロンの施術前カウンセリングは、お客様とのイメージを合わせる作業！
アイサロンにおいて、お客様の満足度をアップさせるには、アイサロンの技術力もさることながら、お客様の要望を丁寧にヒアリングしカウンセリングで提案することで、お客様の理想のイメージを実現することが必要です。
例えばマツエクだと、お客様がイメージされるものより、ボリュームが少なくても多すぎても満足度を上げることはできません。
しかし、お客様のまつ毛の状態によっては、ボリュームを出しきれない場合もあることでしょう。
そんなときは、お客様のご要望や理想をヒアリングしたうえで、実現可能なイメージを伝え、確認しながら進めることが必要です。
アイサロン施術自体、繊細で集中力と注意が必要な職業ですが、お客様との細やかなやり取りこそ、リピーター作りの大きなポイントになるのです。
こういったやり取りもきちんとカルテに記録していきましょう。
集客サイトでカルテ管理してませんか？
最近では、便利な集客サイトの機能を利用してカルテを管理するサロンも増えています。しかし、これはいくつかの危険性やデメリットを伴います。
集客サイトでカルテを管理するリスク
1. カルテの所有権と移行の難しさ
集客サイトでカルテを管理する場合、大切なカルテの所有権がサイト運営会社にある場合がほとんどです。
集客サイトを使わなくなった場合や、別の集客サイトを使う場合、データの移行や一元管理が難しくなることが考えられます。
2. アイサロンにとっては使いづらい場合も
集客サイトのカルテ機能は、美容サロンの一般的なニーズに対応するように設計されています。
そのため、アイサロンにとってはサイトの標準機能では不十分な場合があります。
必要な情報を適切に管理できない可能性があり、せっかく電子カルテにしても業務の効率が低下してしまったり結局紙と併用したり、、、という場合があります。
これらのリスクを回避し、より効率的かつ安全にお客様情報を管理するためには、専用の電子カルテ導入がおすすめです！
アイサロンサロンにこそおすすめ！電子カルテ
写真をカルテに保存できる
アイサロンなら、写真が撮れるタブレットで使える電子カルテがおススメです。
タブレットで使える電子カルテなら、持ち運びができるのでどこでも写真が撮れ、そのままカルテに施術記録として残すことが可能です。
施術後、お客様にはそのままの状態で、仕上がりの写真を撮影すれば、当日の施術を正確に記録し保存することができます。
カルテや施術履歴は、文字で記載することが基本と思われがちですが、特にアイサロンに関しては、仕上がりの細かな違いを文字だけで説明するのはとても困難です。
それが写真なら誰が見ても、その状態を理解することができます。
それに加えて、素材や種類、本数、配置などを追記することで、施術履歴のカルテをつくる時間を大幅に短縮できます。
また電子カルテは、カルテを探す時間も取らない、さらにカルテの保管場所を取らないという坪数が少ない店舗が多いアイサロンにとっても大きなメリットです。
【業務効率化】時間をかけずにカルテが作成・保管・呼び出しが出来る
営業前にカルテを準備し、また営業後にカルテを戻す時間がもったいない！と思ったり、予約が立て続けに入っていてカルテ記載の時間をじっくり取れず「記録しておこうと思ったことを忘れてしまった！」なんて経験はありませんか？
そんな経験がある方や、時間を効率的に使いたい方におススメしたいのが、電子カルテです。
「紙カルテは、書き慣れているし。」とか「デジタルって難しそう。」と思われるかもしれませんが、紙カルテのように直接書き込めたり、予め項目を設定しておけば、選択するだけで登録を終えられます。
選択するだけで登録が終われば、例えば、施術メニューを10文字、20文字書いていたものが1秒で終わります。
また、登録したお客様情報は検索機能ですぐに呼び出すことができるので、営業前や営業後におこなっていたカルテを探したり、戻したりという作業からも解放されます！
高いセキュリティ
開業して何年も経ってくると、ファイリングしていた紙カルテがボロボロに…
火事や自然災害が発生した際、サロンの大切な資産であるカルテが全て消失してしまうかも!?
また、顧客情報の流出は大切なお客様へ多大なご迷惑をおかけすることはもちろん、お店の経営を危機に晒す大変な出来事です。
スタッフを守るためにも、サロンのお客様を守るためにも、事業を守るために情報漏洩のリスクを減らすことは経営者の仕事です。
サロンにいる間にしかアクセスできない、ログインできるスタッフを制限できる等、セキュリティ対策がしっかりと施されている電子カルテシステムを選択することで、カルテ紛失の心配や顧客情報漏洩リスクを軽減することができます。
迷ったらこれ！電子カルテ「ペンギンカルテ」
【簡単操作】機械が苦手でもＯＫ！手書きカルテ機能でタブレットに直接書き込みが可能
撮影した写真や登録したカウンセリングシートに、自由に手書きで書き込むことができます。
線の太さや色を変更したり、確認しながら簡単操作で書き込みが可能。
そして、修正もワンタッチ！
機械操作が苦手という方にも紙にメモするような気軽さ、便利さはそのままにご利用いただけます。
【便利機能】保存枚数無制限！カンタンに撮影＆保存のカメラ機能
毎日増えていく、お客様の施術写真などの画像。
写真を撮る機会が多いアイサロンだからこそ、
「スマホやタブレットの容量がすぐいっぱいになる、、写真の整理をしなきゃ・・」
というようなお悩みはありませんか？
ペンギンカルテは容量を気にせず何百枚、何千枚と撮影可能です。容量による追加料金はなし！
お手元のタブレット、スマホでカンタンに撮影＆保存ができます。
【便利機能】同意書やマツエクデザイン原本などのオリジナル書面のカスタム可能
アイサロンでは、お客様の個人情報以外にも同意書やカウンセリングシート、マツエクデザインシートなど、多くの書面管理が必要となります。
ペンギンカルテは、それら原本を電子化して保存＆書込みが可能！
新規追加や修正もカンタンで、紙の購入は不要となります。
まとめ
- アイサロンの施術前カウンセリングは、お客様とのイメージを合わせる作業
- 集客サイトと電子カルテ、それぞれ役割があるので、集客サイトでカルテ管理は難しい
- アイサロンにこそ電子カルテがおすすめ
- 電子カルテに迷ったら「ペンギンカルテ」がおすすめ
アイサロンに電子カルテを導入することは、お客様情報の安全管理や業務効率の向上が期待できます。
より質の高いサービスを提供するためにも、電子カルテの導入をぜひ検討してみましょう！
2003年の発売以降導入実績5,000店舗。美容業界初のクラウドCRM POS「サロンズソリューション」のほかにも、特商法に対応した電子契約書「けいやくん」、サロンワークに特化した電子カルテ「ペンギンカルテ」など業界特化のサービスを提供しております。
システム導入をご検討中の方はお気軽にお問合せください。経験豊富なスタッフがお手伝いさせていただきます。