クリニックでの患者様とのご契約、スピーディーに正しく進められていますか？
医療脱毛、美容皮膚科での施術など、院のビジネスに欠かせない患者様とのご契約業務。
- これからクリニックを開業される方
- クリニックの契約書や同意書にお悩みがある方
に向けて、クリニックでの患者様とのご契約業務について見ていきましょう。
もくじ
契約書や同意書の事務手続きって面倒で時間がかかる
【契約書】
現在、契約書作成にどれくらい時間を要していますか？
お客様が信販会社の医療ローン（メディカルローン、ショッピングクレジット、信販）を利用してご契約される場合、概要書面や契約書面の記入に加え申込書にも記入する必要があります。
ショッピングクレジット申込書に記入する内容は、お名前、ご住所、購入内容など・・・
契約書と同じ内容が多いため、スタッフにとっても患者様にとっても、同じことを何度も書かなければならず記載に時間がかかり大変煩わしい作業です。
記載内容に不備があると、信販の申込みが通らずやり直し、ということはよくあり、
「面倒だからまた今度に、、、」
「やめておきます、、、」
と、せっかくクロージングまでこぎつけたのに手続きの面倒さで機会を失ってしまうことも・・・
紙の契約書に手書きで記入、確認のアナログ対応ではどうしても契約業務に時間を要してしまいます。
そんな手間を一気に解決するなら、契約書の電子化がおススメです！
お客様情報の自動入力、記入項目漏れを自動で確認してくれるといったシステムを導入することで、スタッフにとっても患者様にとってもストレスフリーで安全な契約業務を行なうことができます。
【同意書】
施術をする際、商品を販売する際には契約書以外に「同意書」を作成しないといけない、という場合もよくありますよね。
販売する内容によって当然同意書の種類も異なるため、とにかく管理が大変！というお悩みをお持ちのクリニック様が大半です。
同意書についてのよくあるお悩み
・販売内容によって同意書の種類が異なるので同意の取得漏れなどミスがおこりやすい
・大量の同意書の保管や管理が大変
・同意書の内容がアップデートされていない
同意の取得は施術や商品を提供する際の重要な手続きです。
アナログ管理は煩雑でとても面倒なのでペーパーレス化できるシステムを開業の時にしっかり準備出来るようにしましょう。
【公益社団法人 日本美容医療協会公認】契約書について
現在クリニックではどのような契約書をお使いですか？
- 信販会社や協会から紙のフォーマットを購入している
- 弁護士に作成してもらった
- 以前の勤務先や知人からもらったものを流用している
- ネットなどで調べて自分でフォーマットを作成した
- 出所がわからないものを使っている など
法改正に対応した契約書のフォーマットを準備するのは、常に法改正情報を追いかけ、法改正の度に書面のリーガルチェックをするための弁護士費用がかかり、真面目にしようとすればするほど大変です。しかしながら、法律なので全額返金や業務停止のリスクを防ぐために対応は必須です。
契約書を書面で運用するのは実際、現実的ではありません。
法改正に自動で対応する電子契約書サービスであれば対応漏れが防げるのはもちろん、都度の弁護士費用もかからずコスト削減とコンプライアンス向上を同時に叶えられます。
間違いが許されないのに手間がかかる業務なので、電子契約書を使ってスマートに解決しましょう！
そこでおススメするのが、【公益社団法人 日本美容医療協会公認】電子契約書作成管理サービス「けいやくん」！
けいやくんには、「公益社団法人 日本美容医療協会 推奨書式」がセットされています。
クリニックで契約書面や約款フォーマットの準備不要！
もちろんお持ちのフォーマットをセットしてご利用いただくことも可能です。
これからクリニックを開業するという場合でも、すぐにご利用いただけます。
【誰でも簡単！】電子契約書「けいやくん」で契約書作成が最短5分で完結！
けいやくんは多くの信販会社のシステムと連携することで、多くのクリニック様が抱える契約書作成と信販会社の医療ローン（メディカルローン、ショッピングクレジット、信販）の申込にかかる手間を劇的に改善できる、唯一の電子契約書システムです。
なぜ、そんなに早く契約書類作成ができるのでしょうか？
けいやくんはタブレット端末で「概要書面」「契約書面」だけでなく、「見積り」・「同意書」の手続きや発行、「信販の申し込み」も可能です。
一度入力した情報や、既に登録されている顧客情報を利用し、スタッフやお客様が新たに入力する内容を大幅に削減できるので手間やミスを減らすことができます。
けいやくんを使えば、名前や住所、金額を何度も入力する必要はありません！
医療ローンの申込と連携しているのは「けいやくん」だけ！
電子サインを利用するので、もちろんハンコレス。
「概要書面と契約書面の作成スピード向上」に「クレジット申し込みスピード向上」が加わることで、クロージングまでの時間を劇的に短縮を実現しました。
【安心安全】けいやくんは法改正にも対応
けいやくんは特定商取引法の改正に対応しています。
知らなかったでは済まされない法改正にも、けいやくんは、タイムリーに無償アップデートを行うので安心です。
けいやくんなら日々の契約業務で契約手続きの不備を気にせず、スムーズにクロージングが可能！
契約手続きについての業務フロー改善のご相談や心配事がございましたらお気軽にお問合せください！
よくあるご質問
Q.システムが得意でないスタッフも使いこなせますか？
A. 新人スタッフの方でもベテランスタッフの方でも簡単操作ですぐに使いこなすことが可能です。
スムーズにご利用いただけるよう導入時研修を行い、サポートサイトではマニュアルやQ&Aをご用意しております。
また、お困りの際はコールセンターで問題解決のお手伝いをさせていただきます。
Q.他の電子契約書サービスとどう違いますか？
A.一般的な電子契約サービスは非対面での契約に向いているものが多いです。
けいやくん for クリニックは美容医療のビジネスに特化しており、施術を販売するうえで欠かせない特定商取引法（特商法）に対応しています。一般的な電子契約のほとんどが特商法には対応していません。
また、医療ローンの申込に連携しているのはけいやくん for クリニックだけです。
Q.高額なリース費用や長期契約などが不安です
A.けいやくん for クリニックは月額のサブスクサービスですので、
・契約期間が長く解約できない
・解約手数料がかかる
といった心配がありません。
また、お手持ちのパソコンやタブレットでご利用いただくため、専用機器のリースは不要です。
Q.どこの信販会社と連携していますか？
A.2024年1月現在、フレックス株式会社をはじめ、13社と連携しております。
今後さらに多くの信販会社様と連携予定です。
信販会社をお探しの場合はご紹介もできますのでお問合せください。
Q.どんなタブレットやパソコンでも利用できますか？
A.モダンブラウザがスムーズに動作する機器であれば、OS（Windows, macOS, iOS, Android等）やデバイスの種類（PC, iPad, タブレット）を問いません。
ほとんどの場合お手持ちの端末をそのままご利用いただくことができます。
機器の選定にお困りの場合はご相談ください。
Q.サブスクの契約書も作成できますか？
A.けいやくんは、サブスク・定額制の契約書にも対応しています。
けいやくんと連携しているサブスク管理機能「サブスクペンギン」と一緒にご利用頂くことで、「けいやくん」でサブスク契約書を作成し、サブスクペンギンへ自動連携、管理が簡単に行なうことができます。
まとめ
- 契約書・同意書の事務作業は院のビジネスに欠かせない業務
- 契約書・同意書のアナログ対応には限界がある
- 法改正の対応など、契約書のアナログ管理は現実的ではない
- ペーパレスな契約書・同意書の電子化をすることでスタッフ・患者様がストレスフリー
- 【公益社団法人 日本美容医療協会公認】の電子契約書作成システム「けいやくん」
- 電子契約書「けいやくん」は医療ローンの申込にかかる手間を改善している唯一の電子契約書システム
2003年の発売以降導入実績5,000店舗。
株式会社ウィル・ドゥは東京証券取引所 TOKYO PRO Marketに上場いたしました。
サロン経営のお悩み解決に向けて、経験豊富なスタッフがお手伝いさせていただきますので、お気軽にご相談ください。