サロン業務は、お客様への施術のほか、予約情報・顧客情報・カルテ・契約書などの管理業務が多岐にわたります。
そのため、何かしらの管理ツールを使用しているサロン様が多くいらっしゃいます。
その中でも、エクセル（Excel）を使用しているというサロン様も多いのではないでしょうか。
エクセルは、データの入力・集計・分析が可能です。さらに、関数や数式を使って複雑な計算を効率化できたり、グラフやレポート作成もできたりするため、サロンで管理したいデータ・数字の「見える化」に役立ちます。
しかし、
- エクセルに対して苦手意識をもっているスタッフが多く、業務がエクセルを使えるスタッフ頼みになっている
- エクセルに入力された数字が間違っていることがあるため、見直しに余計な時間がかかっている
こんなお悩みを抱えているサロン経営者の方も多いです。
エクセルで管理すると一見便利だけど、かえって手間がかかって面倒、、なんて経験ありませんか？
エクセルでの管理は、メリットだけでなくデメリットも存在します。また、サロンの規模や状況、そして今後どのような経営を目指すかによって、最適な管理方法は変わってきます。
サロンの成長段階に合わせて、管理方法を一度見直してみませんか？
エクセルのメリット・デメリットのほか、サロンでベストな管理方法を見つけるためのポイントも合わせて解説します。
もくじ
サロンでは何を管理する必要がある？どんな管理方法がある？
まずはサロンで管理が必要なことを確認していきましょう。
何を管理する必要がある？
エステサロンを円滑に運営していくためには、さまざまな情報を正確に管理する必要があります。ここでは、サロンで管理すべき重要な項目と、その具体的な内容を解説します。
1. 予約
日々の予約状況を一目で把握できるようにしておくことは必須です。「いつ」「誰が」「どのメニューを」「どのスタッフが担当し」「どの部屋を使うのか」を明確にし、予約の変更やキャンセルもスムーズに反映させる必要があります。
2. 顧客情報
お客様の個人情報（氏名、生年月日、連絡先、アレルギーの有無など）は、プライバシー保護の観点からも厳重に管理しなければなりません。さらに、来店時の施術記録、会話の内容、肌の状態の変化などの詳細を記録しておくことで、お客様一人ひとりに合わせた質の高いサービスを提供できます。
3. 売上・会計
日々の売上を正確に把握し、集計・分析することは経営に不可欠です。どのメニューや商品がどれだけ売れているか、どんなお支払い方法が利用されているかなどを管理しましょう。
4. 在庫
施術に使用する商材や、販売用商品の入庫・出庫データを正確に管理する必要があります。在庫数を常に把握しておくことで、在庫切れを防ぎ、棚卸し作業の負担も軽減できます。
5. 役務
エステサロンならではの「コース契約」や「回数券」の管理も重要です。お客様の残りの回数や有効期限を正確に把握しておくことで、契約内容のトラブルを防ぎ、スムーズなサービス提供につながります。サブスクメニューの場合も、役務管理（月に通える回数の制限を設けるプラン）や毎月の支払いの引き落とし管理などが必要となります。
6. スタッフのシフト
スタッフの勤務時間を管理することも重要です。適切なシフトを組むことで、お客様を待たせることなくスムーズに施術を提供でき、スタッフの労働環境を守ることにもつながります。
以上、サロンでメインとなる管理が必要となることをご紹介しました。
どんな管理方法がある？
これらのエステサロンで管理すべき項目では、どのような管理方法があるかを見ていきましょう。
大きくわけて3つの管理方法があります。それぞれのメリット・デメリットを見ていきましょう。
- 手書き
- エクセル
- エステサロン専用システム
＜手書き＞
今でも手書きで管理しているサロンも少なくありません。デジタル化が進む現代において、あえて手書きを選ぶことにはどのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。
メリット
1.低コストで始められる
ノートやカルテを買うだけで簡単に始められます。
2. シンプルだからすぐ使いこなせる
紙とペンさえあれば、特別な知識は一切不要です。予約の変更やメモの追加もその場でサッと行えます。
デジタルツールが苦手なスタッフでもすぐに使いこなせるため、導入時の研修コストや時間を削減できるのも大きなメリットです。
デメリット
1. 検索性が悪い
情報の検索に時間がかかります。特定のお客様の過去の施術履歴を確認する際、複数のカルテをめくる必要があり、お客様をお待たせしてしまうことも、、
2.ヒューマンエラーが起こる可能性が高い
例えば、予約帳へ日付を間違えて記載してしまった、書き忘れてしまったなどのミスが発生する可能性があります。
3. 情報共有が不便
複数のスタッフで情報を共有する場合、誰かがカルテを使用していると他のスタッフは閲覧できません。
情報共有がスムーズに行えないと、お客様へのサービスの質にばらつきが生じる原因となります。
4. 情報紛失・漏洩のリスク
紙のカルテは、紛失や破損、盗難のリスクが常に伴います。また、鍵のかからない場所に保管してしまうと、情報漏洩につながる可能性も、、、
お客様の大切な個人情報を厳重に管理するためには、専用の保管場所を確保するなどの対策が必須となります。
＜エクセル＞
手書きからデジタルへの移行を考える際、エクセルは手軽な選択肢のように思えますが、どのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。
メリット
1. 利用コストを抑えられる
初期費用を抑えたいサロンにとって大きなメリットです。
2. 自由にカスタマイズできる
表のレイアウトから項目の追加、色分けまで、自由にカスタマイズが可能です。サロン独自の管理方法に合わせて、使いやすいように調整できます。
3. データ分析に活用できる
エクセルの関数機能を使えば、「今月の売上トップメニュー」や「リピート率が高いお客様の傾向」などを簡単に集計・分析できます。売上アップのための戦略を立てるのに役立つでしょう。
デメリット
1. 情報の検索・管理に手間がかかる
顧客数が多くなると、特定の情報を探し出すのに時間がかかります。検索機能を使っても、過去の施術履歴を横断的に確認する作業は煩雑になりがちです。また、エクセルに対して苦手意識を持っているスタッフの場合、データの入力ミスや漏れも発生しやすくなります。
2. 外部からの不正アクセスや情報漏洩のリスク
エクセルファイルは、パスワードを設定してもセキュリティ面でのリスクが残ります。特に、インターネットに接続された共有フォルダに保存している場合、外部からの不正アクセスや、USBメモリでの持ち出しによる情報漏洩のリスクが高まります。
＜エステサロン専用システム＞
手書きやエクセルでの管理から一歩進み、エステサロンに特化したシステムを導入するサロン様が増えています。ここでは、専用システムだからこそ得られるメリットと、導入前に知っておくべきデメリットを解説します。
メリット
1.予約の自動化による効率アップ
予約システムを導入すれば、お客様は24時間365日、好きなタイミングで予約や変更ができます。電話応対の時間が大幅に減り、スタッフは施術や接客に集中できるようになります。
また、予約サイトや予約システムなど複数の経路からの予約を自動で管理するため、ダブルブッキングなどの人為的なミスを防ぐことができ、業務がスムーズに進みます。
2. 顧客情報の一元管理と活用
顧客のカルテ情報や施術履歴、来店頻度などをシステム上で一元管理できます。
集約したデータを元に、お客様一人ひとりに合わせた最適なメニュー提案や、誕生日メール、キャンペーン情報の配信など、きめ細やかなサービス提供が可能になります。これにより、リピート率や顧客満足度の向上が期待できます。
3. データ分析による経営改善
売上やリピート率、人気メニューなどを自動で集計・分析できるシステムも多くあります。
手作業では難しかった詳細なデータを把握することで、効果的な集客施策を立てたり、経営戦略に活かしたりすることができます。
4. セキュリティの強化
お客様の個人情報を扱う上で、セキュリティは非常に重要です。サロン専用システムは、高いセキュリティ対策が施されているものが多く、情報漏洩のリスクを大幅に軽減できます。パスワード設定はもちろん、データのバックアップも自動で行われるため安心です。
デメリット
1. 導入・運用コストが発生する
専用システムは、初期費用や月額費用がかかることがほとんどです。費用対効果をしっかり検討しないと、経営の負担になることもあります。
2. 慣れるのに時間と手間がかかる
新しいシステムを導入すると、スタッフが使い方を覚えるための研修や慣れるまでの時間が必要です。
操作が複雑なシステムだと、導入当初はかえって業務効率が落ちてしまう可能性もあります。そのため、導入後のシステム会社のサポート体制が整っているかを確認しましょう。
このように、それぞれの管理方法によってメリット・デメリットが存在します。
ご紹介した3つの管理方法のうち、費用が安価なエクセルを利用しているサロン様がまだまだ多いです。
しかし、実際のサロン現場ではエクセルを使っていると、こんな「困った・・」という場面も多く見受けられます。
サロン現場で直面するエクセルの落とし穴
「コストがあまりかからないから」「使い慣れているから」と、多くのサロンで導入されているエクセル。一見万能なツールに見えますが、実はサロン経営の現場では思わぬ落とし穴にはまってしまうことがあります。
1. 業務の偏りがでる
エクセルの操作は、得意な人と苦手な人がはっきりと分かれがちです。「関数がわからない」「間違えて数式を消してしまったらどうしよう」といった苦手意識から、データ入力や集計業務が一部のスタッフに集中してしまうことがあります。これは、一部スタッフの業務負担を増やすだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも高めてしまいます。
2. 見たい数字・データを出すのに一苦労
「売上」「予約状況」「顧客情報」など、サロン運営に必要な様々な数字を正確に把握し、分析することは経営にとって非常に重要です。しかし、エクセルではそのための計算式を一つひとつ手動で組み、更新する必要があるため、時間と手間がかかってしまいます
3. 規模拡大に伴う管理の限界
サロンを開業したばかりの小規模なうちは、エクセルでも十分管理できるかもしれません。しかし、お客様が増え、スタッフや店舗数を拡大していくと、扱うデータの量は飛躍的に増えていきます。
それに伴い、「リピート率」「顧客単価」「客層ごとの人気メニュー」など、さらに細かく分析したい数字も増えていくでしょう。エクセルでは、これらの複雑なデータを効率的に管理・分析することが難しくなります。
このように、サロン経営の現場でエクセルを使い続けることで、業務の非効率化や管理の複雑化といった課題に直面しやすくなります。
特にサロンが成長し、顧客数やメニューが増えてくると、エクセルでの管理は想像以上に煩雑になります。
また、今までエクセル管理が問題なくおこなわれている場合は、一部のエクセルが得意な担当者の専門性があったからこそということも考えられます。
エクセルでの管理は、「誰でもできる」ようで「特定の誰かしかできない」状態に陥りがちです、、その担当者にしかできない・わからない管理方法では、情報を共有できず、業務の効率化や改善が進みません。
また、万が一担当者が不在になった場合、サロン運営が滞ってしまうリスクも高まります。
これは、サロンの成長を妨げる大きな要因となります。
そのため、サロン専用のシステムを利用することをおすすめします。
【3つ以上当てはまったらエクセルは卒業！サロンシステムの利用がおすすめ】
| 毎月のお客様の来店人数 | 50人以上 |
| 過去のカルテ枚数 | 100枚以上 |
| スタッフ数 | 3人以上 |
| ベッド数 | 2台以上 |
| 店舗数 | 2店舗以上 |
| 役務メニューの取り扱い | あり |
| マーケティング | 力を入れている |
| 予約経路が複数 | あり |
| ネット予約 | あり |
しかし、いざシステムを導入しようと思っても、心配なのは費用ですよね・・
そこで、システム自体にかかる料金だけでなくトータル的な費用対効果を考えてみましょう。
- エクセルに表を制作する時間
- 入力する時間
- 入力したものが合っているか確認する作業
- 分析にかかる時間
これらの時間には労力・人件費がかかっています。
また、お客様の個人情報を扱う為、セキュリティ面も重要です。万が一情報漏洩することがあっては、サロン経営に大きな影響をもたらしてしまいます、、
サロン専用システムはサロンの成長に欠かせない、コスパ最強の投資といえます！
次章ではエステサロンにおすすめなオールインワンシステムをご紹介します。
【サロンの成長投資】エステサロン専用システム3選比較
エステサロン向け、オールインワンシステムを3つ紹介します。
①Treasure Box2(株式会社プロ・フィールド)
■主な機能
レジ・顧客管理・役務(コース)管理・売掛金管理・予約管理・カルテ・契約書
■特徴
- 役務、売掛管理ができる
- ホットペッパービューティー連携可能
- LINEと連携可能
- 最短5営業日で運用開始が可能
②エステアンサー（エクシードシステム株式会社）
■主な機能
予約管理、顧客管理、電子カルテ、役務管理、売上管理
■特徴
- LINE、ビューティーメリットと連携可能
- お客様向け予約アプリあり
- コールセンターは、土日･祝日も営業
- 1か月すべての機能が無料で利用できる
③サロンズソリューション(株式会社ウィル・ドゥ)
■主な機能
レジ・顧客管理・役務(コース)管理・売掛金管理・予約管理・カルテ(連携)・契約書(連携)・サブスク管理・EC連携
■特徴
- 役務、売掛管理ができる
- 役務(コース)の残数などがLINE・レシートで確認可能
- ホットペッパービューティー連携可能
- LINEと連携可能
- 電子カルテ・電子契約書システムと連携
- 集計・分析機能が充実
- サブスク管理ができる
- サロン専売品が販売できるECサイトが作成できる
どのシステムも特徴があるため、自分のエステサロンはどのシステムと相性が良いか比較していくことをオススメします。
システムごとに、資料請求や無料体験、オンラインでの説明など、実際の使い方を知ることができる機会が設けられているので、気になるシステムがありましたら、実際に問い合わせをしてみましょう。
【サロン導入事例】システム導入後のビフォーアフター
システムを導入するとなると費用のほかにも、「本当に使いこなせるか心配、、」「余計に手間がかからないか不安」といったお声も多くお伺いします。
そこで、ご紹介したシステムの中の１つ、「サロンズソリューション」を実際に利用しているサロン様の生の声をご紹介します！
はじめはやはり「不安」に感じられた声をお伺いしました。
- エステティシャンはシステムに不慣れでアナログなので、システムを入れたはいいけど「使い始める際の設定がちゃんとできるかな？」「ちゃんと使いこなせるのかな？」という不安がありました。
導入後には、「業務が簡略化された！」と嬉しい声をいただきました。
- エステティシャンはシステムに不慣れでアナログなので、システムを入れたはいいけど「使い始める際の設定がちゃんとできるかな？」「ちゃんと使いこなせるのかな？」という不安がありました。
- システムを初めて導入したことと、アナログなエステティシャンが多かったので、導入してすぐは操作に手間取りスタッフひとりひとりのパソコン占有時間がかかってしまい、パソコンの順番待ちということがありました・笑
- レジやシステム入力に手間取ったことはありましたが、1か月ほど経てばみんなスムーズに操作できるようになり、導入前よりシステムを入れたことで業務が簡略化されて結果的には良かったです。
そのほかにも、導入を決めた理由・導入してよかった点などのインタビューは以下の記事からご覧いただけます。
2003年の発売以降導入実績5,000店舗。美容業界初のクラウドCRM POS「サロンズソリューション」のほかにも、特商法に対応した電子契約書「けいやくん」、サロンワークに特化した電子カルテ「ペンギンカルテ」など業界特化のサービスを提供しております。
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