お客様とサロンを守る！失敗しない為に必要な同意書や契約書を作るための基本知識をご紹介！

お客様とサロンを守る！準備する必要のある書面とは？

お客様にご記入いただく「同意書」は作成していますか？

サロンでは、お客様の肌に直接触れる機会があるため、肌トラブルなど何かしらのリスクが発生する可能性があります。

そのため、施術後にお客様とトラブルにならないように対策をたてる必要があります。

そこで、大きなカギとなるのが「同意書」です。
同意書を作成し、起こりうるリスクを事前にお客様に説明しましょう。
お客様自身がしっかりと内容を理解することが重要です。　

同意書のほかにも、お客様を守るため、またサロンを守るために「概要書面」や「契約書」が存在します。　

いざ、きちんとこれらの書面を整備しようと思うと

• どのような項目を記載した同意書を作成すればいいのか分からない・・・
• お客様の記入が負担になったり、時間がかからないか心配・・・
• スタッフが書類関係を準備するのは、大変そう・・・

など、いろいろなハードルが立ちはだかりますね。

本記事では、下記3点に焦点を当ててご案内していきます。

1. サロンに必要な書面は何があるのか
2. お客様に理解してもらう必要のある内容は何なのか
3. お客様と書面を取り交わす上での注意したいポイントは何か

では、さっそくサロンに必要な書面の種類についてご紹介します。
使用している書面は、サロンによって様々だと思います。
サロン独自で取り決めがあり、いろいろな種類の書面を用意されていることもあるケースも多くあります。　

今回は、「免責同意書」「概要書面」「契約書面」についてご案内します。　

免責同意書

免責同意書とは、施術後に起こりうる肌トラブル等がおこったとしても、サロン側は責任を負わないことをあらかじめお客様に同意してもらうための書面です。

事前の丁寧な説明は、お客様のサロンに対する安心材料にもなります。

お客様も、説明を聞いた上で施術を受けるか・受けないかを判断することができるからです。

サロン側も事前に免責同意書を用いお客様へ説明をすることは、サロンを守ることに繋がります。

お客様に上手く内容が伝わっておらず、同意もとれていない状況で、何かクレームが起こった場合、サロン側に多額の損失が出たりする可能性もあるからです。

概要書面

概要書面とは、お客様と契約を取り交わすときに必要な書面です。
特定商取引法に該当するメニューを契約する場合には必ず必要になります。

特定商取引法って？

特定商取引法（以下、特商法）とは、事業者による違法・悪質な勧誘行為等を防止し、消費者の利益を守ることを目的とする法律です。

その中でエステサロンが該当するのは「特定継続的役務提供」期間は１ヶ月を超え、金額が5万円を超える契約が規制の対象となります。

もし、書面交付していなかったり、内容に不備があると、、、

• クーリングオフの期間は関係なく、コースを全て消化していても全額返金
• 業務改善指示や業務停止命令、業務禁止命令等の行政処分や罰則

など消費者保護のため、事業者にとってはかなり厳しい法律です！

特商法についてもっと詳しく！

【エステサロン開業準備】「特定商取引法」に完全対応し消費者トラブルを防ぐ！

特商法に該当するメニューって？

特商法に該当するメニューとは、提供期間が1か月を超え、かつ金額が5万を超えるものです。
もしこの条件に当てはまるメニューを提供している場合、概要書面と契約書面の交付が必須になります。

概要書面とは、契約の締結前に交わす書面で、契約するサービス概要を記載してあるものです。
契約前の段階で、契約内容を説明する役割を持っています。

ここでお客様にご納得いただけた後、契約を締結する為に交付するのが、「契約書面」です。

契約書面

契約書面は、契約の締結後に遅滞なく渡す必要があります。
内容は、概要書面と相違なく交付することが求められています。　

概要書面や契約書面の交付には、交付方法や書類の内容などが事細かに決まっています。
次の章で書面の内容について詳しくご紹介していきます。　

度々ニュースでも報道されているように、エステティックサロンやクリニックの役務契約に関するトラブルは毎年多く報告されています。

成人年齢の引き下げに伴うトラブルの増加も懸念されています。

また、コンプライアンスに対する社会や消費者の目が厳しくなっており、より一層コンプライアンスへの取り組みが求められています。

「免責同意書」「概要書面」「契約書面」はどのような内容で作成する必要がある？

次に、各書面にはどのような内容を記載する必要があるのかを見ていきましょう。

免責同意書

免責同意書に取り入れたい内容の一例を4つご紹介します。
そのほかにも、サロンによっては事前にお客様に確認したいこと・知っておいてほしいことがあるかと思います。

サロンのルールに合わせて作成しましょう。

①体質に関するもの

・お肌の状態

化粧品を使用したり、お肌に直接触れる機会が多いエステでは、お客様の肌質を確認しておきましょう。
かぶれ・赤み・かゆみが出やすい体質ではないか？過去にそのような経験はないか？ アトピー性皮膚炎の有無などを把握しておきましょう。　

・アレルギー

これまで化粧品・薬・食べ物などでアレルギー症状を引き起こしたことがあるかどうかも確認しておきたいポイントです。　

②既往歴や通院歴

現在通院をしていないか、過去に大きな病気にかかったことがないかを確認する項目です。
病気の種類によっては、施術が受けられない・医師の許可が必要な場合も出てくるでしょう。　

③当日の体調

・発熱をしていないか
・感染症にかかっていないか。
サロンのスタッフ・他のお客様にもうつしてしまう可能性もあるので、要注意です。

・予防接種を受けて1か月以内ではないか。
予防接種を接種してから1か月以内は、副反応に気を付けましょう。　

・妊娠中・妊娠の可能性はないか。
妊娠中では、受けられない施術があります。

・飲酒をしていないか。　

④未成年者への対応

若年層との契約時のトラブルが増加しています。
身分証の提示・親権者の許可は必ずとるようにしましょう。　

上記の項目を一例としてあげさせていただきましたが、他にも機器を販売するメーカーが準備している施術同意書などを使用されているケースもあるのではないでしょうか？　

しかし、機械そのもののアップデートであったり、世の中の法律の変更など外的要因によって、同意書の内容を変更する必要がある場合もあります。

そのため、使用している同意書が、最新の状態になっているかどうか注意が必要です。　

他にも、メーカー側がアップデートしてある場合でも、サロン側がアップデートされていることを知らず、最新の同意書を使用していなかった・・

なんて場合も考えられます。

そのため、最新の同意書で運用できるように、専門家に相談しながら適宜リーガルチェックを行っていくことも重要です。　

概要書面

特商法で定められている概要書面は、記載する内容がすべて法律によって決まっています。

「概要書面」には、以下の事項を記載することが定められています。

契約書面

特商法で定められている概要書面は、記載する内容がすべて法律によって決まっています。

「契約書面」には、以下の事項を記載することが定められています。

「概要書面」「契約書面」では記載事項はもちろん、文字の大きさや文字の色まで定められています。

例えば、「書面を良く読みましょう」という内容の文章は、赤枠の中の赤字で記載する必要があります。

ほかにも、この文言は文字の大きさは８ポイント以上など事細かに書式の決まりが存在します。

特商法はこのような書面の内容についてだけでなく、エステサロン経営での禁止事項や解約時のルールなども定められています。
クーリングオフ・中途解約など起こってほしくはないですが、起こりえる状況についてもどう対処すべきかもきちんと把握しておきましょう。

お客様と書面を取り交わすときの注意ポイント

今回ご紹介した「免責同意書」「概要書面」「契約書面」はお客様にとってもサロンにとっても重要な書類となります。
そこで、お客様との書類の取り交わす際、注意しておきたい3つのポイントがあります。　

①お客様に内容を確認しながら読み上げ、書類の控えを渡す

お客様が内容をしっかりと理解していることが書類を取り交わすときの大前提ですね。

何かトラブルが発生したときに、お客様を守るためにも、「そんなことは聞いていない！」などとお客様から言われないためにも、内容は読み上げながら1点1点お客様と一緒に確認していきましょう。

確認した書類は、サロン側・お客様側に一部ずつ控えとして持ちましょう。

②記入漏れをチェックする

内容に不備がないか、二重確認などを通して記入漏れを防ぎましょう。
何か記入漏れがあり、お客様に書き直ししていただく、もう一度来店いただく必要がある・・なんてことがあったら、サロンの信用に関わってしまいます。

③保管場所の管理をきちんとする

同意書や契約書など、お客様が増えれば増えるほど枚数も増えて管理が大変になりますね。
また、見返す必要がある場合には特定のお客様の書面をすぐに探すことができるよう整理の仕方にも気を付けましょう。

お客様に記入いただいた書面はペーパーレス化がおすすめ！

お客様と書面を取り交わす上での注意ポイントの1つでもある書類の管理方法。
管理方法は、2種類あります。
紙で管理する方法と電子データで管理する方法です。

• お客様の個人情報を守る
• サロンの業務効率化を実現する

ことを考慮すると、電子データで管理することがおすすめです。
紙の管理は、スタッフもお客様もカルテがパッと見やすく、紙に慣れている人も多いのではないでしょうか？
また、初期のコストがあまりかからないのもいいところです。

このように紙を使用する良さはもちろんあります。
しかし、サロン運営を長期目線でみると

• サロンに通うお客様の人数が増えてきたら・・・
• サロン側のスタッフが増えてきたら・・・

ということを考えると、管理の仕方は開業当初から考えたほうがよいです。

なぜなら紙での管理が大変になり、電子化をしたい・・！と考えても移行が大変だからです。

ペーパーレス化を実現すると、下記のようなメリットが得られ、サロンの業務効率化に繋がります！

• お客様のデータが探しやすい
• 書類の紛失のリスクがない
• 紙の購入の手間・コストが省ける
• 実物の保管場所が要らない

このようなメリットがありますので、電子データで管理することをおすすめします。

では今回、ご紹介した「免責同意書」「概要書面」「契約書面」を電子化するのには、どのような方法がピッタリなのでしょうか？

同意書の内容は、サロンによってお客様と守りたい項目などが異なるかと思います。

そのため、様々な種類の書類を電子データで、かつデータの上限なしに保管できる電子カルテ「ペンギンカルテ」の使用がおすすめ！

ペンギンカルテは、クラウド上にデータ容量無制限でデータを保管できます。

また、お客様を検索することが簡単にできるので、すぐに見たいデータを見ることができます！

その他にも、手書き機能などサロンワークに便利な機能がたくさん備わっています。

電子カルテ「ペンギンカルテ」についてもっと詳しく！！

なぜ今、電子カルテを導入するサロンが増えているのか？サロンのカルテを「電子カルテ」にしたほうが良い理由5選

一方で、「概要書面」「契約書面」は、特商法によって細かく書式が決められています。

自分たち自身で作成するとなると、
法律を理解して、法律で決まっている内容を照らし合わせながら作成して、リーガルチェックをし、法律が変更になったら変更して・・・など考えるだけで大変ですよね。

そのため、特商法を遵守した「概要書面」「契約書面」を紙で購入しているサロン様が多いです。
しかし、今後のサロン運営のことを考えると、管理方法のおすすめは上記でもふれたように電子化することです。

そこで、電子契約書作成・管理サービス「けいやくん」の登場です。

けいやくんは、最新の特商法に遵守した「概要書面」「契約書面」が簡単に作成できます。
すべて電子上で管理されるので、データが探しやすく、紛失のリスクがないです！

電子契約書作成・管理サービス「けいやくん」についてもっと詳しく！

【5分で契約締結完了】特商法対応の電子契約書「けいやくん」大幅時短【サブスクにも対応】

このように、電子カルテ「ペンギンカルテ」や電子契約書作成・管理サービス「けいやくん」を利用することでお客様・サロンを守ることができます。

まとめ

• お客様を守るため、サロンを守るために書面を整備しましょう
• お客様に施術の注意事項・リスクを理解いただきましょう
• サロンとお客様それぞれで書面をきちんと保管・管理しましょう
• 電子上で管理するために、電子カルテ「ペンギンカルテ」電子契約書作成・管理サービス「けいやくん」を使うことがおすすめ！

　

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2003年の発売以降導入実績5,000店舗。美容業界初のクラウドCRM POS「サロンズソリューション」をはじめ、特商法に対応した電子契約書「けいやくん」、サロンワークに特化した電子カルテ「ペンギンカルテ」など業界特化のサービスを提供しております。

　

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