サロン業務では、お客様の施術履歴や要望などの情報をきちんと記録することはとても重要です。
そのため一般的に、サロンではお客様カルテを作成します。
最近は、サロンカルテの電子化が進んでいます。
しかし、、、
- 昔から紙カルテを使用しているから今更…
- 店舗数も顧客数も多くないから紙で充分
- 大量の紙カルテを電子化するのは大変そう…
- 電子カルテサービスが多すぎてどれが良いかわからない
- 紙カルテで写真はスマホやタブレットで撮影で事足りている
といった理由で、紙カルテを利用し続けているサロン様もいらっしゃいます。
それではなぜ、今、多くのサロンでカルテの電子化が進んでいるのでしょうか？
サロンの電子カルテのメリットや注意点などをお伝えしていきます！
もくじ
サロンにとってカルテの役割と重要性
サロンにとって「カルテ」はとても重要です。
カルテの大きな役割のひとつは、顧客情報の管理です。
お客様の氏名や住所、電話番号などの基本情報のほかに、来店頻度やどんな施術をしたのかといった来店履歴、アレルギー有無などの体質について、お客様のご趣味などさまざまな顧客情報をカルテにまとめます。
お客様の再来店時に、カルテを確認することで個人情報を再度聞く必要がなくなり、記録したお客様情報を元によりお客様にあった要望やお悩みにアプローチが可能となります。
お客様との会話内容もカルテに記載しておくことで、
「お好きだと言っていた○○○を見ました！」「○○○へのご旅行はいかがでしたか？」といった、お客様との会話のきっかけになり、コミュニケーションを取ることで、さまざまな情報を読み取り、お客様のニーズを知ることが出来ます。
ニーズを知ることで、「前回ご来店時にお肌の乾燥が気になるとおっしゃっていたので、このクリームを本日お塗りしておきますね！」といった、お客様の求めるお悩みにアプローチしたうえでの販促活動にも役立ちます。
担当スタッフがお休みや退職などしてしまった場合も、お客様のカルテを確認することで別のスタッフがお客様を引き継ぐことができるのもカルテの大切なポイントです。
カルテ管理が、どれだけサロン業務にとって大切な業務なのか再認識できたかと思います。
それでは、サロンにとって重要なカルテの管理方法は紙？電子？どちらが良いのでしょうか。
本当にこのままで大丈夫？紙カルテの落とし穴
開業当時から紙カルテを使用していて、今更電子化なんて…
わざわざ電子化しなくても、紙カルテで充分！と、紙カルテを使用している方へ。
紙カルテ運用で気を付けたいポイント3点をご紹介していきます。
①施術外でスタッフの業務を圧迫
予約と予約の間のわずかな空き時間で、次のお客様のカルテを探してバタバタ…
たくさんのカルテから、該当のお客様カルテを探し出すのは一苦労です。
また、営業時間外にお客様を撮影した写真整理やカルテへの記入で残業…なんてこともありませんか？
店舗スタッフはお客様への施術に集中してもらいたいのに、他の部分でスタッフ業務を圧迫してしまっていては、本末転倒です。
②紙の購入費用、カルテ置き場所問題
サロンの営業をしていると毎日増えていく、
- カウンセリングシート
- 説明書
- 同意書
- 施術写真
サロンのバックヤード、紙のカルテだらけになっていませんか？
また、毎回購入するカウンセリングシートやシェーマ、写真プリントなどの費用がかさむ…というお悩みを抱えているサロン様のお話もよく聞きます。
紙カルテを使用し続ける限り、これらの問題が解決されることはありません。
③お客様の個人情報を守れていますか？
サロンでお客様にカルテを記入して頂くということは、お客様の個人情報をお預かりすることです。
また、お客様情報が載ったカルテはサロンにとって大切な情報資産です。
その大切なカルテについて、紙の劣化や紛失のリスクを考えてしっかりと対応できていますか？
納得！サロンのカルテを「電子カルテ」にしたほうが良い理由5選
次に、電子カルテで出来ること（＝紙のカルテでは出来ないこと）5選をご紹介していきます。
①【業務効率化】すばやくカルテを検索、呼び出し
電子カルテのシステムでは、基本的にお客様指名や会員番号などで検索ができます。
スムーズにカルテを呼び出せるので、来店前に余裕をもってお客様の事前情報を確認が可能！
来店前にカルテを探してバタバタすることなく、お客様に寄り添った施術が可能です。
②【コスト削減】紙の購入、カルテ保管場所問題からの解放
電子化することで、顧客数が増えても、カルテを書き損じてしまっても、紙の購入費用は発生しません。
カルテはデータの保管なので、紙カルテのように保管場所に困ることもありません。
紙の購入費、カルテ保管場所の確保も不要になりコスト削減が見込めます。
③【便利機能】写真撮影、編集、保存
電子カルテでは、文字での情報だけでなく、施術前後や途中経過などの写真データも一緒に管理ができます。
文章だけでは伝えづらい施術記録なども、視覚情報とともに管理しておけば、担当者が変わってもわかりやすいです。
「スタッフ毎に撮影スキルが異なり、上手く比較ができない！」
なんてことがないように、撮影画面にガイドラインが表示されたりする撮影サポート機能が備わった電子カルテシステムもあります。
④【業務効率化】どこからでも確認が可能！楽々スタッフ・店舗間共有
紙カルテのようにファイルを探したり、他店舗からのお客様カルテをFAX依頼する必要はありません！
電子カルテシステムにアクセスすれば、探しているお客様カルテをすぐに確認できます。
クラウドタイプの電子カルテシステムの場合、オンラインでリアルタイムでデータを更新・管理することができます。
いつでも、どこでも最新のカルテを確認することができます。
⑤【セキュリティ】紙の劣化、紛失の心配から解放
開業して何年も経ってくると、ファイリングしていた紙カルテがボロボロに…
火事や自然災害が発生した際、サロンの大切な資産であるカルテが全て消失してしまうかも!?
また、顧客情報の流出は大切なお客様へ多大なご迷惑をおかけすることはもちろん、お店の経営を危機に晒す大変な出来事です。
スタッフを守るためにも、サロンのお客様を守るためにも、事業を守るために情報漏洩のリスクを減らすことは経営者の仕事です。
セキュリティ対策がしっかりと施されているシステムを選択することで、カルテ紛失の心配や顧客情報漏洩リスクを軽減することができます。
サロンの電子カルテシステム選びのポイント
「電子カルテ」にしたほうが良い理由はご理解頂けたと思いますが、電子カルテシステムは世の中に沢山あるので、何を基準に選べばいいのか悩んでしまうかもしれません。
次に、電子カルテを導入する際のポイントをご紹介していきます。
【操作性】機械が苦手な人でも簡単に操作できるか
新しいシステムを導入すると、最初は操作に慣れるまでの時間が必要です。
業務効率化のためにシステムを導入したのに、複雑な操作が必要なシステムだと、かえって手間や負担が増えてしまい「紙カルテの方がよかった…」となってしまうことも。
機械が苦手な人でも簡単に操作ができるような、わかりやすい操作画面なのかといった操作性の良さは重要です。
【セキュリティ】大切なお客様情報が安全に保管できるか
電子カルテを無料で提供しているサービスも多くあります。
しかし、サロンの情報資産であるお客様カルテには多くの顧客情報が載っています。
電子カルテを導入するなら、セキュリティ対策がしっかりと施されているシステムを選択しましょう。
【コスト】データ量の制限は？追加費用ありなし
「月額利用料無料」という言葉でとりあえず電子カルテを導入してみたけど、毎月カルテや写真を保存できる数に限りがあって追加費用が高い・・・
他の電子カルテシステムに乗換え用と思ったけど、データの抽出に高い費用がかかる・・・
といった、というお悩みを抱えているサロン様のお話をよく聞きます。
導入時に追加費用や、データの抽出に費用がかかるのか等、確認しておくことが大切です。
サロンワークの効率化に特化した電子カルテ「ペンギンカルテ」
サロンに特化した電子カルテ「ペンギンカルテ」は、サロンに必要な機能がたくさん付いています。
- 【簡単操作】機械が苦手でもＯＫ！手書きカルテ機能でタブレットに直接書き込みが可能
- 【コスト削減】手元のデバイスで使用可能！初期費用を抑えて導入できちゃう
- 【コスト削減】ペーパレスで「紙購入費」「保管場所」「探す時間」全て節約！
- 【便利機能】自動で記録！自動でグラフ！体組成計連携でサロン業務の効率化
- 【便利機能】サロンワークに特化した豊富なカメラ機能（比較写真/重ね撮り/合成）
- 【コスト削減】アカウント数、データ量無制限！追加料金はありません
更に詳しく知りたい方は、下記の記事を参考にしてみてください。
サロンワークの効率化に特化した電子カルテでサロンのDX化を実現！【ペンギンカルテ】
【導入事例】十数年のアナログ管理からシステム導入！１日でも早くシステムを導入すればよかった【株式会社アーパス】
「元々、すべてアナログで管理をしていました。
お客様の施術効果などはデジカメで撮影し、それを台紙に張り付けて管理していたので、カルテがとっても分厚くなってしまい困っていました。
システムを入れる前の業務の手間、システムを入れてからのデータ移行の手間を考えると１日でも早くシステムを入れた方が良いと思います。」
株式会社アーパス様の導入事例は下記からご覧ください。
まとめ
- 多くのサロンでカルテの電子化が進んでいる
- 紙カルテは複数のリスクがある
- カルテの電子化が進んでいるのには理由がある
- サロンに電子カルテを導入するならサロンに特化した電子カルテが良い
2003年の発売以降導入実績5,000店舗。美容業界初のクラウドCRM POS「サロンズソリューション」をはじめ、業界特化のサービスを提供しております。
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