「お客様一人ひとりの施術履歴や肌の状態を、もっとスムーズに把握したい」「紙カルテの保管スペースが限界で、探し出すのに時間がかかる…」
エステサロンを経営されている方や現場のスタッフの皆さん、日々のサロンワークで、カルテ管理にこのような悩みを抱えていませんか？
お客様の満足度を左右するカウンセリングや接客において、エステサロンでのカルテ作成・管理は重要な業務です。
現在どのようにカルテを作成・管理していますか？
お客様の施術履歴や会話内容など、お客様との大切な情報がつまっているカルテ。
使い慣れているという観点から「紙カルテ」を利用しているサロン様も多いです。
しかし、紙カルテを使っているサロン様からは
- カルテ枚数が増えてきて保管場所に困っている
- カルテの準備・片付けにちょっとした時間がかかっている
- 写真をアプリで加工・編集するのが手間
- 写真をスマホで撮っているので、データの空き容量が気になる など
さまざまなお困りごとの声をお伺いします。
これらのお困りごとを解決するのが、カルテの電子化です。
しかし、電子カルテといっても様々な種類があり、どれを選んでいいのか迷ってしまいますよね、、
もくじ
電子カルテが「エステ」に向く理由
エステのお仕事って、カルテに書くことが本当に多いですよね。
お客様の肌の状態、施術内容、気になるポイント、ホームケアのアドバイス…紙だとどうしても情報が分散してしまいがちです。
電子カルテなら、これらの情報をタブレットやパソコンからサッと呼び出せて、どのスタッフでも同じ内容をすぐ共有できます。
施術前後の写真や同意書、ちょっとしたメモもまとめて保存できるので「探す手間」や「書類が見つからない」といった小さなストレスがなくなります。
さらに、予約や売上管理とつながっているシステムなら、受付から会計までがスムーズに。
現場で働くスタッフの負担も減り、お客様への案内や施術にもっと集中できるようになります。
「紙だと限界を感じてきた…」というサロンこそ、電子カルテはエステサロン経営の頼れるパートナーになります。
紙カルテから電子カルテへ移行するメリット
はじめに、紙カルテから電子カルテへ移行するメリットをおさらいしていきましょう。
置き場所問題・探す手間からの解放
サロンの営業をしていると毎日増えていく
- お客様の施術記録
- 説明書
- 同意書 など
サロンのバックヤードは紙だらけになっていませんか？
バックヤード以外にも保管場所が必要になり、別の保管場所を借りているサロン様もいらっしゃるのではないでしょうか。
また、お客様の施術経過などを写真撮影しているサロン様も多いと思います。
写真を印刷して、カルテに張り付けて保管している場合、カルテがとっても分厚くなり保管に困るというケースもあります。
このように紙のカルテは日々増えていき、置き場所問題が発生します。
置き場所問題に伴って、カルテを探す手間や時間も発生してしまい、スタッフの業務を圧迫することに繋がります。
しかし電子カルテの場合、基本的にお客様名や会員番号などで検索ができます。
そのためスムーズにカルテを呼び出せるので、来店前に余裕をもってお客様の事前情報を確認が可能になります。
来店前にカルテを探してバタバタすることなく、お客様に寄り添った施術が可能です。
スタッフ・店舗間の情報共有がスム－ズに！
スタッフ複数人へ同時にカルテを共有したい、他店舗のスタッフへも共有したいとなると、紙カルテの写真をLINE、メール、FAXなどを使って送ったりしなければいけません。
作業の手間がかかることはもちろんのこと、万が一間違った先へカルテを送ってしまっては、個人情報漏洩に繋がります。
顧客情報の流出は大切なお客様へ多大なご迷惑をおかけすることはもちろん、お店の経営を危機に晒す重大な問題です。
クラウドタイプの電子カルテシステムの場合、リアルタイムでデータを更新・管理することができるので、いつでも、どこでも最新のカルテを確認することができます。
そのため、スタッフ・店舗間でのお客様の情報共有がスムーズになります。
大切な個人情報を守ることに繋がる
紙カルテを使用している大きなリスクとして、カルテの劣化・紛失が挙げられます。
悪気のないミス、例えば不注意などによって大事な個人情報をサロン外に持ち出してしまったということが発生する可能性も考えられます。
ほかにも、大切なスタッフを疑ったり、注意したりはしたくはないですが、サロン経営者として対策しておきたいスタッフの不正。
例えば、競合サロンに情報を渡したり、独立時に顧客を勧誘するために、お客様の連絡先などの個人情報を持ち出す事例もあります。
このような紙カルテに潜む大きなリスクは、顧客の損失だけではなく、サロンの信用問題にも影響します。
スタッフを守るため、サロンのお客様を守るため、事業を守るために情報漏洩のリスクを減らすことは経営者の仕事です。
セキュリティ対策がしっかりと施されている電子カルテを選択することで、カルテ紛失の心配や顧客情報漏洩リスクを軽減することができます。
以上、紙カルテから電子カルテへ移行するメリットをご紹介しました。
電子カルテはお客様のためにも、サロンのためにも必要不可欠な存在です。
それではおすすめの電子カルテを見ていきましょう。
オススメの電子カルテ5選
電子カルテといっても、世の中には本当にたくさんのサービスがあります。「どれを選べばいいの？」「うちのサロンでも使えるかな？」と迷ってしまう方も多いはず。
そこでここでは、エステサロンと相性がよく、使いやすさ・管理のしやすさ・コストのバランスがとれた電子カルテを5つ厳選してご紹介します。
写真管理に強いタイプ、予約や売上管理までまとめて使えるタイプ、スマホだけで完結できる手軽なタイプなど、それぞれに特徴があります。あなたのサロンの規模やメニューに合わせて、ぴったりの電子カルテを見つけてみてくださいね。
BEFORE AFTER（ならでわ株式会社）
BEFORE AFTERは、写真・写真（比較）・角度計測によって、より直感的に施術による変化をお客様へ伝える・共有することができます。
費用は、フリープランを含めた5種類の料金プランがあります。
フリープランでは以下のような機能を使えます。
【無料で使える機能】
- 写真管理（100MBまで※100枚程度）
- 顧客管理
- カルテ管理
- 同意書（月5枚まで）
有料プランでは、写真管理・保存可能容量が増加します。また、アナリティクス機能が使えるようになります。
LiME（LiME株式会社）
LiMEは、現場の声から生まれた美容師・理容師のためのカルテ・予約管理ができるアプリです。美容師が企画・設計し、制作されています。
ヘアサロン以外にもマツエク・ネイル・エステサロンでも利用されています。
【無料で使える機能】
- カルテ管理
- 顧客管理
- レポート機能
- 予約受付機能
有料プランでは、LINE連携、ホットペッパービューティー連携といった外部ツールからの予約受付と連携が可能となります。
予約受付機能のほかにも、POSレジ連携・多店舗管理機能など豊富な機能が揃っているため、サロンに合ったオプションを選びましょう。
引用：LiME 公式サイト
KaruteKun（techners株式会社）
KaruteKunは、電子カルテ・予約・売上管理をスマホ1つで簡単に管理できます。
無料プランはありませんが、30日間0円でお試しできるため、どんなものなのか気になっている！初めてみよう！という方にはおススメです。
【基本機能】
- カルテ管理
- 予約管理
- カウンセリング
- スタッフ管理
- 会計管理
- 検索/管理機能
- レポート機能
予約＆LINE連携オプションもあるため、LINEを活用されているサロン様はこちらの機能を使うことが適しているでしょう。
引用：KaruteKun
coming-soon KARTE
coming-soon KARTE は、紙カルテの使いやすさを残しつつ、デジタル管理へ自然に移行できる電子カルテです。
紙カルテをそのままスキャンして取り込めるため導入が簡単で、予約システムと連携することで来店前に自動でカルテを表示。
iPad＋Apple Pencilで手書き入力ができ、施術写真や履歴もまとめて確認できます。カウンセリングシートや同意書の電子化にも対応しています。
【基本機能】
- カルテ管理
- 予約連動表示
- 手書き入力対応
- 写真・履歴管理
- カウンセリング
タブレットでのカウンセリングや写真管理を重視し、予約とカルテを一元化して業務を効率化したいサロンにおすすめです。
ペンギンカルテ
ペンギンカルテは、サロンワークに特化した電子カルテで、紙カルテの手間と保管スペースをなくし、情報共有や施術写真の管理を効率化するシステムです。
カウンセリングシートや施術履歴を完全ペーパレス化し、スタッフ間や店舗間でスムーズに情報を共有できます。
比較写真・重ね撮り・合成などの豊富なカメラ機能や写真への手書き入力が可能で、施術効果をわかりやすく記録・説明できます。
数値データを折れ線グラフやレーダーチャートで表示して効果を“見える化”する機能もあり、カウンセリングや提案に活かせます。
また、PC・タブレット・スマホに対応し、新たな設備投資なしで利用できます。
ペンギンカルテに保存されたデータはセキュアなサーバーで管理され、アクセスログなどによる安全性も担保しています。
【基本機能】
- カルテ管理
- 写真機能
- 手書き入力
- 多端末対応
- セキュリティ管理
写真比較や手書きメモで施術効果を分かりやすく伝えたいサロンにおすすめで、紙カルテの管理を減らしつつ情報共有をスムーズにしたい店舗に向いています。さらに、サーバー保管やアクセス制御などセキュリティを重視したいサロンにも最適です。
引用：ペンギンカルテ
このように電子カルテによって無料・有料プランで、さまざまな特徴や機能の違いがあります。
それぞれの電子カルテによってできることや料金が違うため「何を基準に電子カルテを選んだらよいのか？」迷ってしまいますよね、、、
まずは電子カルテで何を管理したいのかを整理することが重要です。次の章で詳しく説明します。
まずは電子カルテで何を管理したいのかを整理しよう
電子カルテは毎日のお客様の施術記録・会話の内容が溜まっていくことで、サロンの資産となります。そのため、電子カルテを使い続けていくことが重要です。
無料だから、費用が安いから使ってみたけど、やりたいことができない、使いづらいとなってしまっては本末転倒です、、
お客様の大切な情報を管理する電子カルテを使い続けるためにも、まずは電子カルテを使って何を管理したいのかを整理しましょう。
整理するときに、
- 今紙カルテで管理していること
- 今使用している紙カルテで困っていること
- 紙カルテで管理したいと思っているけど、できていないこと
などを見直しましょう。
現場スタッフや本部スタッフのそれぞれの立場でも変わってくるかと思いますので、多角的な目線で考えましょう。
管理したいことを整理できると、この電子カルテはサロンで使い続けることができるのか？という視点でみることができます！
電子カルテ選びで見落としがちなポイント3選
電子カルテで何を管理したいのか整理した上で、電子カルテ選びで見落としがちな注意ポイントがあります。
電子カルテを導入した後に、「こんなはずじゃなかった・・」とならないためにも、事前に確認しておきましょう！。
利用制限があるか確認しましょう
電子カルテになんらかの利用制限があるかどうかを確認しましょう。
例えば、写真の枚数制限。1人のお客様のカルテに対して、写真は〇枚までしか保管できませんと制限があるケースです。
エステサロンでは、お客様のビフォーアフター写真を撮影することが多いため、写真枚数の制限があると不便となるケースが多いです。
そのほかにも、盲点となりやすいのが下記の利用制限についてです。
- 保管できるデータ容量制限（写真も含む）はないか
- 利用できるスタッフ数に制限はないか
- 複数店舗でデータを共有できるのか
- 使用できるデバイスに制限はないか（例えば、Appleデバイスのみしか利用できないといったケースもあります）
- データを取り出すことはできるか
これらの項目は要チェックです。
とくに無料で使える電子カルテにはこのような利用制限がついている可能性が高いです。
無料で導入出来ると思ったのに、機能に制限がありやりたいことができなかったり、オプションを利用することになり結局高い金額になってしまった、といった残念な結果に繋がってしまいます。
しっかりと電子カルテの利用制限を確認しましょう！
セキュリティ対策は十分かをチェックしましょう
お客様の大切な個人情報を保管してある電子カルテ。
システム会社のホームページにセキュリティに関する情報が開示されていますか？
その中でも、システムのトラブルなどの情報も開示されているかも重要です。システムトラブルが多い場合、お客様に多大な迷惑をかけてしまいます。
セキュリティに関する情報をきちんと確認しましょう。
また、スマートフォンなどの普及で、電子カルテの情報はいつでも・どこでも確認できるようになりました。
便利な一方、スタッフが顧客情報など「サロンの大切な情報」を持ち出してしまう心配があります。
そのため、スタッフ毎にID/パスワードの設定ができる電子カルテを選ぶことも大切です。
操作ログもあわせて確認できると、万が一、何らかの不正が行われたとしても、アカウントの所在が明らかになっているとスピーディーな解決が可能となります。
このように、電子カルテを利用することでサロンのセキュリティ体制の向上にも繋がります！セキュリティ体制が十分かを確認し、電子カルテを選びましょう。
現場スタッフの「使いやすさ」を優先させましょう
電子カルテは毎日使用するものです。
業務効率化のために導入したのに、複雑な操作が必要な電子カルテだと、かえって手間や負担が増えてしまい「紙カルテの方がよかった」となってしまうことも。
そのため、機械が苦手な人でも簡単に操作ができるような、わかりやすい操作画面なのかといった操作性の良さは重要です。
とはいっても、最初は操作に慣れるまである程度の時間が必要です。
導入後のサポート体制がしっかり備わっているかどうかもチェックしましょう！
- マニュアルやＱ＆Ａは整備されているか
- どんな問い合わせの手段があるか
- サポートしてくれるスタッフは丁寧で迅速な対応をしてくれるか
など、長く使っていくにはサポート体制が充実しているかどうかも大切です。
いざ、問合せしようと思ったらなかなか問合せ窓口がみつからない、メールでしか問合せができない、というようなシステムもあります。
そのため、すぐ簡単に質問ができる電話やLINEでの問合せ窓口があると、スタッフも安心です。
以上、電子カルテ選びで見落としがちなポイントを3つお伝えしました。
これらのポイントを踏まえた上で、サロンにぴったりな電子カルテを選んでいきましょう。
ぴったりな電子カルテを見つけるために相談しよう
サロンでやりたいこと・電子カルテ選びで見落としやすいポイントを踏まえた上で電子カルテを見つけることは、時間も労力もかかります。
しかし、サロン経営の軸となる大切な部分なので、失敗はさけたいですよね。
そんなときは、相談することも1つの手です。
周りの同業者や知り合いのほかにも電子カルテの会社も頼ってみましょう。
電子カルテの会社は、その会社が提供している電子カルテの話だけではなく、サロン経営・他社電子カルテなどの多くの情報を持っています。
例えば、
- サロンの課題は何なのか？
- 他社の電子カルテとの違いは何？
- 電子カルテが本当に必要なのかどうか
など、電子カルテ導入前に考えるべきポイントを相談してみるのも、サロンにとって新しい発見やヒントが得られる機会となるでしょう。
ウィル・ドゥでは、20年以上エステ業界に寄り添ったシステムを提供しているからこそ！
経験豊富なスタッフがシステムの不安に対して、どんなことでもご相談を承っております！
＼お気軽にご連絡ください♪／
まとめ
- 紙カルテから電子カルテへ移行するメリットは、「置き場所問題・探す手間がなくなること」、「スタッフ・店舗間の情報共有がスム－ズになること」、「大切な個人情報を守ること」に繋がることが挙げられます。
- 電子カルテの導入を検討する際は、電子カルテで何を管理したいのかを整理することから始めましょう。
- 電子カルテを選ぶ際、「利用制限があるかないか」、「セキュリティ対策は十分か」、「現場スタッフが使いやすいか」を事前にチェックしましょう。
- 電子カルテ導入に向けて、わからないことがあれば一度相談してみるのもおすすめです！美容業界20年以上のウィル・ドゥではサロン様を対象に無料相談をしております。お気軽にご予約ください。