エステサロン運営において、｢同意書｣は非常に重要なものです。
しかし、なぜ同意書が重要なのか、同意書を作成する際にどのような内容が必要なのか、意外と知られてない部分も多くあるように思います。
実際に、
｢以前勤務していたサロンで利用したものをそのまま使っている｣
｢ネットで検索したものをアレンジして使いまわしている｣
｢開業時に作成した同意書をずっと使い続けている｣
など様々なケースが見受けられます。
今回の記事では、サロンの｢同意書｣がなぜ重要であるかおさらいすると共に、同意書を作成するにあたって必要な項目などを確認していきましょう！
また、エステサロン運営において同意書のほかに必要な書類についても合わせて説明します！
もくじ
【おさらい】エステサロンの同意書とは？なぜ重要？
はじめに、同意書とはどういったもののことを指すのかおさらいしていきましょう。
同意書とは？
エステサロンで一般的に扱われている｢同意書｣とは、免責同意書のことを指します。
これは「万が一、お肌の赤みや体調の変化などが起きた際に、どこまでがサロンの責任で、どこまでがお客様にご了承いただく範囲か」を事前に約束しておくものです。
トラブルを未然に防ぎ、安心して施術を受けていただくための大切なものとなります。
免責同意書はなぜ重要？
エステサロンにおける施術には、肌トラブルや健康被害などのリスクがつきまといます。
そんなリスクに対して、施術後に万が一何かあってもトラブルにならないよう対策を行う必要があります。
その対策の一つとして、施術を行う前に、お客様から免責同意書へのサインをいただくことが大切です。
施術前に免責同意書にサインをいただいたうえで、施術後に免責同意書に盛り込まれている内容に関するクレームが発生した場合、基本的にエステサロン側が全ての責任を負うことはありません。
しかし、免責同意書が無かったり、サインをいただいていない場合は、施術代の返金や治療費、場合によっては莫大な損害賠償金などを支払わなければならないケースもあります。
その場合、多額の損失が出たり、サロンの運営に大きな影響を及ぼす可能性もあるため、免責同意書はサロンを守るための重要な書類といえるでしょう。
免責同意書を作成するメリットは？
この章では、免責同意書を作成するメリットについてお話していきます。
トラブル防止につながる
先程、免責同意書の重要性をお話した通り、免責同意書の内容を正しく説明し、お客様からサインをいただくことで、トラブルを防止し、サロンを守ることにつながります。
免責同意書に施術前に確認しておくべき事項を全て記載することで、お客様への確認漏れを防ぐことが可能です。
また、書類にサインをいただくことで記録として残すことができるため、口約束の場合と比べて大きく信憑性が増します。
お客様の情報を知ることが出来る
免責同意書の説明を通じて、お客様へ追加の質問を行い、お客様の情報を知ることもできます。
ヒアリング内容を通して、施術時に気をつけなければならないことの把握が出来たり、商品をオススメする際の参考材料となります。
また、この情報に関しては、店舗のスタッフ全員で情報共有できるような体制の構築も必要です。
担当者がお休みの場合でも適切な施術を行ったり、お客様の体質に合ったものを使用する必要がある為、漏れなく情報の共有を行うようにしましょう。
ただし、1点大きな注意点があります。
それは、今回ヒアリングした情報は、お客様の体調などに関するデリケートな情報となるので、取り扱いには注意が必要です。
関係者以外に漏らしてしまうことが無いように、気を付けるようにしましょう。
お客様に安心してもらえる
免責同意書は、サロンのトラブル防止だけでなく、お客様にとってもメリットがあります。
お客様にとっても免責同意書の説明を通じて、施術のリスクなども理解したうえで、安心して施術を受けることが出来る点です。
何の説明もないまま施術を行ってしまった場合、お客様自身も不安に思われたり、トラブルの原因となってしまいますが、免責同意書を通して、きちんと説明を行い納得していただいたうえで施術を受けてもらうことができるため、信頼関係構築のきっかけになります。
以上が免責同意書作成にあたってのメリットです。
免責同意書を用意することのデメリットとしては、説明・記入に時間がかかる場合があることです。
また、紙での運用をおこなう場合、書類の管理が必要になったり保管するスペースを確保しておく必要があるでしょう。
しかし、管理の手間よりもメリットの方が上回る為、免責同意書の運用を強くオススメします。
書類の管理や保管スペースに関しては電子化を行うことで、紙管理の問題が解決します。
次に、実際に免責同意書を作成しようと考えた際に、｢どういった項目が必要か｣という部分が気になりますよね。
これから開業する場合は、メニューに合わせた免責同意書を1から作成しなければなりません。
現在サロン運営中の方でも、既存の免責同意書の内容確認や、メニューの追加・変更に対して内容に抜けが無いか定期的に確認・更新を行う必要があります。
次の章で詳しくみていきましょう。
免責同意書作成時に必要な項目は？
この章では、免責同意書の内容について、詳しく紹介していきます。
免責同意書に入れておいた方が良い主な項目は以下になります。
- 肌の状態確認
- アレルギーの有無
- 通院歴・既往歴
- 施術当日の体調
- 妊娠中・授乳中ではないか(女性の場合)
- 未成年であるかどうか など
詳しく見ていきましょう。
肌の状態確認
エステサロンに多いトラブルとして、肌トラブルがあげられます。
使用する化粧品や機械による刺激で肌トラブルを起こす可能性があるため、施術を行う前にお客様の肌の状態確認を行うことが必要です。
アトピー性皮膚炎の有無や敏感肌、かぶれやすいといった肌質に関する確認を必ず行うようにしましょう。
お客様との確認の内容によって、施術のリスクが高いと判断した場合は、施術を行うかどうかの判断をすることも必要です。
アレルギーの有無
お客様のアレルギーの有無について確認を行うようにしましょう。
エステサロンで使用する化粧品や、オイル、ドリンクなどにはアレルギーの可能性のある成分や、香料、アルコールなどが含まれる可能性があります。
そのため、お客様が食べ物・薬・化粧品などでアレルギーを起こしたことがないか、また、ある場合はどのようなアレルギーの種類・症状であるかを確認します。
お客様からお伺いした内容をもとに、原因となる物質に関わるものの使用を避けるようにしましょう。アレルギー症状が重篤な場合は、専門医に確認・許可を取っていただいてから施術を行うことをオススメします。
通院歴・既往歴
お客様に現在治療中の病気や過去に大きな病気にかかったことは無いかなどの確認を行いましょう。
病気の種類や状態によっては、エステサロンでの施術で体調に影響を及ぼす可能性がある為、主治医の許可が必要となる場合があります。
場合によっては、命にかかわる事態に発展することもありますので、慎重に判断するようにしましょう。
施術当日の体調
お客様に当日の体調について気になるところは無いか、確認しておくことが必要です。
発熱や感染症にかかっていないか、飲酒の有無などの確認を行うようにしましょう。
また、お客様の顔色や様子に変わった点が無いかチェックし、体調がすぐれない場合などは、後日改めて施術を行うなどの対応が必要になります。
妊娠中・授乳中ではないか(女性の場合)
お客様が女性の場合、妊娠中や授乳中ではないか確認しておくことも必要です。
妊娠中の場合、使用するクリームやオイルの成分によっては、子宮収縮の恐れがあったり、機械の刺激が胎児に影響を与えたりする可能性があります。
また、授乳中の場合も、施術の際に使用する精油の成分が血液を通じて体内に吸収されることがあり、母乳を介して赤ちゃんに影響を及ぼす可能性があるため、施術の種類によっては注意が必要な場合があります。
そのため、事前に確認を行い、妊娠中・授乳中の場合は専門医の許可を取ってから施術を行うか、影響のない施術のみを行うなどの対応が必要です。
未成年であるかどうか
お客様が未成年の場合、契約不成立や料金が回収できないなどのトラブルを避けるため、親の同意や身分証明書の提出を求めることが必要となります。
さらに、免責同意書とは別で、親権者の同意書を用意し、記入・サインをいただくことも必要です。
以上が、主に免責同意書に入れておいた方が良い6つの項目です。
さらに、サロンで扱っている施術の種類に応じて、必要な項目を追加していくことをオススメします。
例えば、フェイシャルとボディの両方のメニューがあるサロン様の場合、
<フェイシャル用>
- お顔に使う化粧品についての注意書きを記載
- フェイスパックに関するアレルギーの確認項目を記載
<ボディ用>
- マッサージに使用しているオイルに関する注意書きを記載
- ボディ用の機械に関する説明＆注意事項を記載
など、施術のメニューによって必要な説明や確認を追加していく必要があります。
現在使用中の免責同意書があるといった場合でも、メニューの変更や使用する化粧品や機械の変更などに合わせて、同意書の内容に関しても見直しを行っていきましょう。
同意書は「作って終わり」ではない！運用・管理の重要ポイント
同意書は作成して満足してしまいがちですが、実は正しく運用・管理されて初めてその効力を発揮します。
せっかくの同意書が「いざという時に役に立たなかった、、」という事態を防ぐため、サロンが守るべき3つの注意点と保管ルールを確認しておきましょう。
同意書を運用する際の3つの注意点
記入漏れ（特に日付と署名）の徹底チェック
最も多いミスが、施術日の記入漏れやサインの不鮮明さです。これらが欠けていると、万が一のトラブル時に「いつの施術に対する同意か」が証明できず、証拠能力が著しく低下してしまいます。スタッフによるダブルチェックを習慣化しましょう。
お客様に「控え」を必ずお渡しする
サロン側だけが同意書を保持するのではなく、お客様自身も内容を後から確認できるよう、控えをお渡ししましょう。
「口頭説明」の実施を徹底する
同意書は「書面があること」だけでなく、「お客様がその内容を正しく理解している」ことが重要です。同意書を読んでおいてくださいだけではなく、しっかりと口頭でも説明するようにしましょう。
同意書の適切な保管方法
同意書には氏名・住所・体質などの機密性の高い個人情報が含まれるため、厳重な管理が求められます。
紙で管理する場合、誰でも閲覧できる場所に置くのはNGです。鍵付きのキャビネットなどで施錠保管することが基本となります。
とはいっても、紙の運用は、枚数が増えるほど保管場所を圧迫し、紛失や劣化のリスクも高まります。こうした課題を解決するのが、電子化です。
電子化による3つのメリット
- 検索性： 名前や日付で瞬時にデータを見つけ出せる
- 安全性： クラウド保存なら、紛失や劣化リスクがない
- 省スペース： 保管棚が不要になり、サロン内を広く有効活用できる
管理の手間を減らし、より施術や接客に集中できる環境づくりのためにも、電子での管理をおススメします。
参考記事：なぜ今、電子カルテを導入するサロンが増えているのか？サロンのカルテを「電子カルテ」にしたほうが良い理由5選
【重要】同意書だけじゃない！？エステサロン運営に必要な書類
サロン運営におけるトラブル回避のために、免責同意書以外にも必要な書類があるのはご存知でしょうか？
｢1か月超、5万円を超えるメニュー｣のお取り扱いはありますでしょうか。
もし、上記のようなメニューの取り扱いがあったり、今後追加していく予定があるサロン様は、特定商取引法(特商法)を遵守した2つの書類が必要となります。
その書類とは、｢概要書面｣と｢契約書面｣です。
詳しくみていきましょう。
<概要書面>
契約の締結前に交付しなければならない書面のことです。
契約内容にサロン側とお客様の認識のずれなどがないか、契約を結ぶ前にきちんとお客様へ概要書面を使って説明する必要があります。
書面の内容や書式は、法律によって決まっています。
<契約書面>
契約の締結後すぐに、お客様へお渡しする書面です。
契約内容が書いてある書面で、こちらも概要書面と同様、書面の内容や書式は法律によって定められています。
概要書面と契約書面をそれぞれ2部ずつ発行し、お客様に内容を確認してもらった上で、1部はお客様控としてお渡しし、もう1部はサロン控として保管します。
各書面には、以下のような項目を記載します。
【項目例】
- お客様情報…お名前、住所など
- 契約内容…契約コース・契約日・契約期間
- 関連商品…商品名、種類、数量、1個あたりの料金、総額など
- お支払い金額…消費税、総額
- 支払い方法、時期…支払方法、支払い予定日など
- サロン情報…会社名、代表者名、担当者名、店舗名、店舗住所、店舗電話番号など
- 契約解除事項…クーリングオフ、中途解約について
- 契約日、署名…お客様との契約日・契約者の署名など
概要書面と契約書面に記載する項目は、特定商取引法によって定められています。
詳しくは、特定商取引法ガイドをご確認ください。
役務(コース)メニューの取り扱いがある場合は、特商法を遵守し、適切な｢概要書面｣と｢契約書面｣の作成が必要となります。
また、特商法は消費者保護を目的とした法律であるため、この2つの書類に不備があった場合、
｢施術完了後でも料金の全額返金｣
｢悪質な場合、行政処分で営業停止｣
などの厳しい罰則の可能性があります。
だからこそ、法律について正しい知識を持ったうえで、書面の作成と説明を行っていく必要があります。
しかし、
｢法律の知識に自信がない・・・｣
｢法改正などに対応できるか心配｣
｢免責同意書・概要書面・契約書面の管理が大変｣
などの声を耳にします。
そんな方にオススメなのが、特商法に対応した電子契約書作成システム｢けいやくん｣です！
次の章で詳しく説明していきます。
誰でも簡単作成！特商法に対応した電子契約書なら｢けいやくん｣
けいやくんは、エステサロン向けの電子契約書作成システムで、特商法を遵守した｢概要書面｣と｢契約書面｣を誰でも簡単に作成することができます！
また、｢免責同意書｣に関してもけいやくんで電子化することが可能で、デメリットであった書類の管理業務や、保管スペースの問題も解消されます！
けいやくんの機能について詳しくみていきましょう。
①特商法に対応した概要書面・契約書面の準備不要
現在、サロンではどのように概要書面・契約書面を準備されていますか？
- 弁護士に作成してもらう
- 以前の勤務先や知人からもらったものをそのまま使用
- 日本エステティック機構などから販売されている書面を購入
- ネットなどで調べて自分でフォーマットを作成 など
さまざまな準備方法があるかと思いますが、特商法では書類の文字のサイズ・色など細かく定められており、完璧な書類を作成するには、お金・時間・手間などがかかります。
けいやくんには、日本エステティック機構の特商法に遵守した概要書面と契約書面のフォーマットが組み込まれています。
そのため、サロンで書類の準備が不要です！
また、特商法は過去に法改正が行われています。
その場合、サロン側では法改正の情報収集を行い、法改正による変更箇所を調べ、対応することが必要です。
しかし、サロン業務と並行しながら、特商法に関して適切な対応を行うことは大変ですよね、、、。
けいやくんは、法改正があってもシステムが自動でアップデートされる為、手間がかからず安心に契約業務を行うことが可能です！
②電子化で簡単管理＆作成
けいやくんでは、契約書類の電子化が可能なため、紙の書面でおこりがちな課題（書面作成に時間がかかる、書面を探すのが大変、、など）を全部解決できます！
さらに、けいやくんを利用すれば、画面の案内に沿って入力するだけで、特商法を遵守した契約書類を作成することが可能です。
入力間違いがあった場合でも、システムが教えてくれるので、新人スタッフ様でもすぐに法を遵守した契約書を作成することができます！
③同意書も発行可能
けいやくんでは、契約に紐づく同意書を契約書とともに一元管理できます。
契約に紐づく同意書とは、
例えば、
- コース（役務）消化時のルールに関する同意書
- 写真撮影や個人情報の取り扱いに関する同意書
- キャンセルポリシー など
脱毛の年間契約や、複数回にわたるフェイシャルプランなど、特商法の契約書とセットで必要になる同意書になります。
けいやくんでは、契約書と一緒に同意書にもお客様からサインをもらえ電子上で保管できるため、管理が楽々です。
以上のように、けいやくんを利用することで、エステサロンにおける契約書作成業務の安全性＆利便性が大幅にアップします！
詳しくはこちらからお問合せください
まとめ
- 同意書は｢免責同意書｣として、エステサロンの施術によって生じる可能性のあるリスクや損害について、その当事者が事前に全ての責任を負わないことを合意する文書となります。
- 施術前に免責同意書の内容を説明しサインをいただくと、施術後に免責同意書に盛り込まれている内容に関するクレームが発生した場合に、エステサロン側の責任は問われません。
- 免責同意書にはメニューや施術の種類に対応した内容を記載し、定期的に内容を見直すことが大切です。
- 免責同意書の他にも、1か月超5万円超のコースメニューの扱いがある場合特商法を遵守した｢概要書面｣｢契約書面｣が必要です。
- 同意書の電子化＆特商法に対応した契約書の作成には｢けいやくん｣がオススメです！
2003年の発売以降導入実績5,000店舗。美容業界初のクラウドCRM POS「サロンズソリューション」のほかにも、特商法に対応した電子契約書「けいやくん」、サロンワークに特化した電子カルテ「ペンギンカルテ」など業界特化のサービスを提供しております。
システム導入をご検討中の方はお気軽にお問合せください。経験豊富なスタッフがお手伝いさせていただきます。