【一発解決！】サロン契約書の電子化を考えたときに読む記事

「サロンの契約書を電子化したい・・けど、どうすれば良いのかわかならい」

法律が絡んでくるため、サロン業務を行いながら調べるのは難しいですよね、、

また、電子化に興味はあるけど、時間や手間がかかりそうだから、紙運用のままになっているサロン様も多いかと思います！

本記事では、サロンの契約書を電子化するときの、必要な対応を詳しくご案内しております！

また、サロン様からは
「できるなら全て電子化し、紙をなくしたい！サロンの控えも電子化にして、お客様へお渡しする控えもメールやLINEなどで送りたい！」
こういったお声も多く聞きます。

実際、サロンの契約書をぜんぶ電子化するのにはどのようなルールがあるのかも詳しくみていきましょう。

複雑なルールをマルっと分かりやすく解説し、サロンで必要な対応策をお伝えします。

【おさらい】サロンで必要な書類とは？

まず、サロンで交付することが法律で決められている書類の概要をみていきましょう。

特定商取引法（以下、特商法）に該当するメニュー

・提供期間が1か月超え
・金額が5万を超えるメニュー

を提供しているサロンでは、概要書面と契約書面の発行が必要となります。

特商法に該当する具体的なメニューは下記のようなものがあげられます。

概要書面とは？
契約の締結前に交付しなければならない書面のことです。
契約内容にサロン側とお客様の認識のずれなどがないか、契約を結ぶ前にきちんとお客様へ概要書面を使って説明する必要があります。
書面の内容や書式は、法律によって決まっています。

契約書面とは？
契約の締結後すぐに、お客様へお渡しする書面です。
契約内容が書いてある書面で、こちらも概要書面と同様、書面の内容や書式は法律によって定められています。

概要書面と契約書面をそれぞれ2部ずつ発行し、お客様に内容を確認してもらった上で、1部はお客様控としてお渡しし、もう1部はサロン控として保管します。

なぜ、このような書面発行が求められているのでしょうか？

特商法は、事業者による違法・悪質な勧誘行為等を防止し、消費者の利益を守るための法律です。

消費者がトラブルに巻き込まれやすいと考えられるサービスが特商法の対象になっていて、その中の1つに、エステティック（エステ）が含まれています。

近年、エステサロンと消費者のトラブルが顕著に目立っています。

例えば、「契約したコースを解約できなかった・・」「高額な請求をされた・・」など国民生活センターへの相談は増加しています。

ここで、施術を受ける人数が多い「脱毛」に焦点をあて国民センターに寄せられた相談件数のデータを確認すると、年々相談数は増加しています。（出典：国民生活センター）

このように、消費者がトラブルに巻き込まれる可能性が高いからこそ、消費者を守るために法律（＝特商法）が定められています。

一方で、きちんとした対応をしているのに、業界の風評被害を受けているサロン様も多くいらっしゃると思います。
今後もお客様に安心して継続的にサロンへ通っていただくために、サロン業界全体の透明性を高めていくことが重要です！

エステサロン経営では、お客様とサロンを守るためにもしっかりと特商法を守ることが必要です。

【知らないと危険】実はこんなに厳しい！特商法を違反してしまうと・・

特商法は、消費者保護のため、事業者にとってはかなり厳しい法律です！

特商法で定められている概要書面や契約書面を交付していなかったり、内容に不備があると下記のような行政処分や罰則があります。

このように、「特商法を知らなかった」、「守れていると思っていた」では済まされないサロン経営の大きなリスクとなってしまいます、、

事業の透明性・継続性を維持するために、特商法に則った正しいサロン運用が求められます。

それでは次に、サロンの契約書を電子化する方法を詳しく見ていきましょう。

サロン契約書の電子化ってどうするのがベスト？

エステサロンの契約書はどのように電子化すると業務効率化が進み、特商法を遵守することができるでしょうか。

サロンで特商法を遵守した契約書を電子で作成するには、

• 概要書面・契約書面作成
• 契約書保管
• 電子サイン

これらの機能が必要になります。

これらの機能をもった電子契約書サービスを導入すれば、エステサロンの契約書は全て電子化できるのでしょうか。

実は、特商法の電子化には少し複雑なルールがあります。

今までは、必ず紙で概要書面・契約書面をお客様に交付をしなければならない決まりとなっていましたが、2023年6月に法改正があり、お客様に契約書面等をメールなどの電子で交付をすることができるようになりました。

そのため、現在、特商法の契約書面交付方法は「電子交付」と「書面（紙）交付」の2種類あります。

これにより、今まで紙管理でおこなっていた契約書が電子交付で済み、契約書を紙で保管しなくて良くなり、スマートになった！と思われている方も多いでしょう。

しかし、ここで注意点があります。

電子で契約書面をお客様に交付をするためには、事前にお客様から電子交付の了承を紙の書面でいただく必要があります！
電子交付の了承を得た書面の控えを「紙」でお客様へお渡し、その後、契約書面を電子で配布できるということです。

ペーパーレス化をおこなうために電子化を進めているのに、事前に「紙」で電子交付了承を得ないといけないなんて・・・、本末転倒ですよね。

また、サロンでは、対面でのお客様への施術がほとんどだと思います。

そのため、結局今まで通りお客様へ概要書面と契約書面の控えを紙でお渡ししたほうが、お客様とやり取りする書類の枚数や行程が少なくなります！

サロン側の概要書面と契約書面の控えは電子保管でOKです。

【事例】特商法を遵守しているように見えて実は法令違反⁉
サロン様によっては、契約書のやり取りに関して、このように勘違いされているケースも見受けられます。
購入：10回15万円のフェイシャルエステのコース
お客様に、概要書面と契約書面はLINEでデータとして送ってほしい！と口頭で依頼され、最新の特商法に遵守した概要書面と契約書面を作成し、お客様に電子サインをいただき、お客様の控えをPDFにしてお客様のLINEにお送りした。
→これはアウトです！

結論！
サロンでの契約書面の保管は電子でおこない、お客様への契約書面交付は紙でおこなうことがサロンの契約書面電子化の最適解です。

サロンに最適な電子契約書サービスとは？

サロンでの契約書面の保管は電子でおこない、お客様への契約書面交付は紙でおこなうことがサロンの契約書面電子化の最適解ということをお伝えしました。

それでは、具体的にサロンに最適な電子契約書サービスの機能をみていきましょう。

サロン契約書の電子化には、前章でお伝えした下記の機能が必要です。

• 契約書作成
• 契約書保管
• 電子サイン

その中でも、サロン業務に必要な機能を詳しく見ていきましょう。

①特商法に対応した概要書面・契約書面が組み込まれている

現在、サロンではどのように概要書面・契約書面を準備されていますか？

• 弁護士に作成してもらう
• 以前の勤務先や知人からもらったものを流用
• 日本エステティック機構などから販売されている書面を購入
• ネットなどで調べて自分でフォーマットを作成　など

さまざまな準備方法があるかと思いますが、特商法では文字のサイズ・色など細かく定められており、完璧な書類を作成するには、お金・時間・労力などがかかります。

よって、電子契約書サービスに、特商法に対応した概要書面・契約書面のフォーマットが組み込まれている必要があります。

②弁護士のリーガルチェック不要！法改正があれば最新の特商法の書式にアップデートされる

特商法は、令和2年・令和3年と法改正がおこなわれてきました。

サロン側では、法改正の情報へのアンテナをはって、もし改正があれば法の変更箇所を調べ、対応することが必要です。

しかし、サロン業務と並行しながら、特商法に関して正しい対応をすることは現実的ではありません。

「知らなかった」では済まされない法改正も、システムが自動でアップデートが行なわれれば安心ですよね。

そのため、電子契約書サービスを選ぶ際は最新の特商法の書式に自動アップデートされる機能があると安心です。

③お客様の電子サインがもらえる

特商法では、お客様から同意のサインをいただく必要があります。
そのため、お客様が電子サインできる機能が必要です。

電子サインであれば、タイムスタンプとしてサインをいただいた日時が電磁的に記録されます。

これらサロン業務に必要な3つの機能が搭載されているのが、電子契約書作成・管理サービス「けいやくん」です！

けいやくんでは、日本エステティック機構（JEO）フォーマットの概要書面と契約書面を完備！

知らなかったでは済まされない法改正にも、けいやくんは無償アップデートで対応するので安心です。

さらに、けいやくんは、特商法を遵守するだけではなく、他にも業務効率化につながる機能があります！

せっかくお客様との契約までこぎつけたのに、信販申込書などに何度も同じ氏名や住所等を記入しなければならず面倒、、
契約書・信販申込書などの書類作成に時間がかかりお客様の契約したい気持ちがダウンしている、、なんて経験ありませんか？

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事業の透明性を高めるとともに、サロンの業務効率化を図り、お客様の満足度をアップさせませんか？

まとめ

• 契約期間が1か月を超え、契約金額が5万円を超えるサービスを提供する場合、特商法に遵守した概要書面と契約書の発行が必要
• 契約書交付には電子と書面の2種類ありますが、サロンでの保管は電子でおこない、お客様への契約書面交付は紙でおこなうことがサロンの契約書面の電子化の最適解
• 特商法に遵守した書面の準備は大変＆一般的な電子契約サービスは特商法に対応していないので、特商法に対応した電子契約書作成・管理サービス「けいやくん」導入がおすすめ

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2003年の発売以降導入実績5,000店舗。美容業界初のクラウドCRM POS「サロンズソリューション」をはじめ、特商法に対応した電子契約書「けいやくん」、サロンワークに特化した電子カルテ「ペンギンカルテ」など業界特化のサービスを提供しております。

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