【美容医療クリニックのDX化】 電子契約書システムの導入とその効果

美容医療業界は、高度な技術と細やかな顧客サービスを要求される分野であり、その運営には多大な労力と時間が費やされます。

近年、美容医療業界でもデジタル化が進み、予約システムや電子カルテなど多くのクリニックが導入しています。

この記事では、「電子契約書システム」を導入することで患者様やスタッフがより便利に、より快適にサービスを利用できるためのクリニック運営のDX化についてお話していきます。

DX化に興味はあるけど・・・

• 紙より電子のほうが便利だと思うけど、機械が苦手
• 最適なシステムを選ぶ時間がない
• 業務を効率化して患者様対応に時間をもっと使いたい
• 効率化により「働き方改革」への対応をしたい

という方は、是非最後までこの記事を読んでみてください。

なんで電子契約書システム？導入メリット

1.セキュリティの向上

電子契約書はセキュアなサーバで管理されるため、紙の劣化、紛失や盗難のリスクが低減し、高度な暗号化により情報の安全が保たれます。
自然災害などで、大切な契約書類を紛失するという心配からも解放されます。

2.効率化と時間削減

従来の紙ベースの契約には、書類の作成、印刷、署名、保管といった多くのステップがあります。
電子契約書システムを導入することで、これらのプロセスがデジタル化され、大幅な契約時間の短縮が可能！
患者様やスタッフの負担も減り、お客様の契約したい気持ちを冷めさせません。

3.顧客満足度の向上

上記でお話したように、紙ベースの契約書には多くのステップがあります。
お客様が信販会社の医療ローン（メディカルローン、ショッピングクレジット、信販）を利用してご契約される場合、概要書面や契約書面の記入に加え申込書にも記入する必要があり、申込書に記入する内容は、お名前、ご住所、購入内容など・・・　

契約書と同じ内容が多いため、患者様にとってもスタッフにとっても、同じことを何度も書かなければならず記載に時間がかかり大変煩わしい作業です。　

電子契約書システムを導入することで、患者様情報の自動入力、記入項目漏れを自動で確認してくれるといったシステムを導入することで、スタッフにとっても患者様にとってもストレスフリーで安全な契約業務を行なうことができます。　

4.コスト削減

電子契約書システムを導入することで、紙、インク、契約書の保管場所など、物理的な契約書に関わるコストが削減されます。

「大量の契約書類の保管が大変！」と、書類を探すのにも一苦労していませんか？

インターネットに繋がるパソコンやタブレットがあれば、店舗、本部など場所を問わず契約書の確認が可能。
スタッフ間、店舗間の情報共有もスムーズとなり、店舗から本部へのFAXといった手間も必要ありません。　

最適なシステム選定のポイント

1.システムを利用する「目的」に合わせよう

医院の規模や電子契約書システムでやりたいことによって、必要なシステムの機能があるかと思います。

管理したいのは契約書だけなのか、同意書も一緒に管理をしたいのか。
決められたフォーマットのものしか使えないのか、独自のフォーマットも設定できるのかなど。　

医院の運用に合わせてどのような目的で使用したいかを明確にし、システム機能が運営と適しているのかを見極めることが重要です。　

また契約書の内容が法改正などによって自動アップロードされるのかなど、長期的な目線での確認も大切なポイントです。　

2.スタッフ・患者様の使いやすさを優先しよう

システムはスタッフが使いこなし、きちんとした運用で使い続けることが重要です。

そのため、

• システムはスタッフが使いやすそうか
• 使いこなせるまでどのくらいの日数が必要か
• システムを使い出した後、どのようなサポート体制が整っているか

といった確認は必須です。

特にシステムを使いだして出てきた、使い方の不明点や困りごとを解決できるサポート体制が整っているかは要チェックです。

• マニュアルやＱ＆Ａは整備されているか
• どんな問い合わせの手段があるか
• サポートしてくれるスタッフは丁寧で迅速な対応をしてくれるか

など、長く使っていくにはサポート体制が充実しているシステムかという視点も導入を決める前に確認しておきましょう！

また、患者様が直接入力したりする画面は、

• 直感で操作できるシステムのデザインか
• 患者様が他のページを触ってしまい、他の患者様の情報が確認できてしまうような設計になっていないか

といった、使いやすさと一緒にセキュリティ面についてもしっかりと確認しましょう。

3.お客様の個人情報を守る！セキュリティ体制を確認しよう

医院で利用するシステムは患者様の大切な個人情報をお預かりしています。
導入するシステムのセキュリティ体制がしっかりしているかはとても重要なポイントです。
システム会社のホームページにセキュリティに関する情報が開示されていますか？
きちんと確認しましょう。　

また、システムを利用するスタッフのセキュリティ教育も欠かせません。
スマートフォンなどの普及で、インターネットさえ繋がっていればいつでも・どこでも確認できることも多くあります。　

便利な一方、スタッフが患者様情報など「大切な情報」を持ち出してしまう心配があります。
個人情報の流出は大切なお客様へ多大なご迷惑をおかけすることはもちろん、経営を危機に晒す大変な出来事です。　

そういったことを未然に防ぐ為にも、スタッフ毎にID/パスワードの設定ができるシステムを選ぶことも大切です。　

【公益社団法人 日本美容医療協会公認】電子契約書作成管理サービス「けいやくん for クリニック」

けいやくん for クリニックは多くの信販会社のシステムと連携することで、多くのクリニック様が抱える契約書作成と信販会社の医療ローン（メディカルローン、ショッピングクレジット、信販）の申込にかかる手間を劇的に改善できる、唯一の電子契約書システムです。　

なぜ、そんなに早く契約書類作成ができるのでしょうか？　

けいやくん for クリニックはタブレット端末で「概要書面」「契約書面」だけでなく、「見積り」・「同意書」の手続きや発行、「信販の申し込み」も可能です。

一度入力した情報や、既に登録されている顧客情報を利用し、スタッフやお客様が新たに入力する内容を大幅に削減できるので手間やミスを減らすことができます。

けいやくん for クリニックを使えば、名前や住所、金額を何度も入力する必要はありません！

医療ローンの申込と連携しているのは「けいやくん for クリニック」だけ！

電子サインを利用するので、もちろんハンコレス。

「概要書面と契約書面の作成スピード向上」に「クレジット申し込みスピード向上」が加わることで、クロージングまでの時間を劇的に短縮を実現しました。

けいやくん for クリニックには、「公益社団法人 日本美容医療協会 推奨書式」がセットされています。クリニックで契約書面や約款フォーマットの準備不要！

もちろんお持ちのフォーマットをセットしてご利用いただくことも可能です。

これからクリニックを開業するという場合でも、すぐにご利用いただけます。

電子契約書システムを導入してみたいけど、どのシステムが良いのかわからない。
医療ローンで使える信販会社を探しているなど、ご相談やお悩みなどお気軽にご相談ください！　

まとめ

今日の美容医療業界におけるデジタルトランスフォーメーションの波に乗り遅れないためにも、電子契約書システムの導入を真剣に検討する時期に来ています。　

美容医療クリニックにおける電子契約書システムの導入は、業務の効率化、コスト削減、顧客満足度の向上など、様々なメリットをもたらします。
また、美容医療クリニックの運営をより効率的かつコスト効率良くするだけでなく、顧客サービスの質を大きく向上させる可能性を秘めています。　

デジタル化の波は避けられないものであり、これを機に業務プロセスの見直しを図り、より効率的で患者様にとって魅力的なクリニック運営を目指しましょう！

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2003年の発売以降導入実績5,000店舗。美容業界初のクラウドCRM POS「サロンズソリューション」のほかにも、特商法に対応した電子契約書「けいやくん」、サロンワークに特化した電子カルテ「ペンギンカルテ」など業界特化のサービスを提供しております。　

システム導入をご検討中の方はお気軽にお問合せください。経験豊富なスタッフがお手伝いさせていただきます。

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