サロン経営において、予約状況やお客様の情報など管理しなければいけないことはたくさんあります。
管理する内容や項目に合わせて、いろいろな管理方法が存在します。
例えば、ノートなどの紙媒体で管理する、スマホのメモ帳やアプリで管理する、無料で利用できるエクセルなどで管理する、はたまたお金を払ってシステムをいれるなど方法は様々です。
ノート、スマホの無料アプリ、エクセルなどで整備してみようとすると、管理する内容によっては、時間も労力もかかり、大変になってくることもあります・・
そこで、本記事ではサロンで管理しなければいけない事と共に、サロンに適した管理方法をお伝えします。
もくじ
【必須！】サロンで管理しなければいけないこととは？
まずは、サロン経営において管理しなければいけないことを明確に洗い出しましょう。
どんな業種のサロンでも、基本的に管理しなければいけないことは下記の5点です。
①予約管理
1つ目は予約管理です。
予約枠を効率よく埋めていかなければ、顧客獲得の機会を逃してしまい、売上損失に繋がる可能性もあります。
最近は、サロンの予約方法はWeb予約が主流となっています。
Web予約は、サロンでの店頭予約や電話予約のように時と場所を選ばないため、サロンの集客に欠かせません。
このように、従来の電話予約や店頭予約だけではなく、Web予約や集客サイトからの予約など予約の管理が複雑化してきているのでアナログでの管理には限界があります。
そのため、全ての予約を集約し、予約がダブルブッキングしないように一元管理する予約の管理方法が必要となります。
②売上の管理
2つ目は売上の管理です。
どんなメニューが何名のお客様に売れたのか？支払い方法は何でおこなわれたのか？を正しく管理する必要があります。
売り上げた数字は、毎月の売上の締め作業で利用したり、税理士から求められたり、確定申告をおこなう時などにも必須のため、正確性が求められます。
③お客様カルテの管理
3つ目はお客様カルテの管理です。
サロンではお客様1人1人に合わせた施術が求められます。
そのため、お客様の施術内容、写真、会話した内容などを記録しておくと、次回来店時にお客様へスムーズにご案内できるようになります。
④在庫の管理
4つ目は在庫の管理です。
サロンでは、使い捨てのペーパー下着やガーゼなどの消耗品の取り扱いがあります。
そのため、消耗品や備品などの在庫管理をする必要があります。
また、店販を取り扱っているサロンであれば、店販の入庫情報・販売情報のリアルタイムの数字も確認できるようにしておきましょう。
在庫の数字をきちんと管理できていないと、棚卸作業がとても大変となるので日々の管理が大切です。
⑤書類の管理
5つ目は書類の管理です。
- カウンセリングシート
- 同意書
- 契約書 など
サロンでは施術前に注意事項を記載した同意書をお客様にご記入いただいたり、何か商品を契約するときに、契約書を作成したりと書類を扱う場面も多いです。。
紙で管理をしている場合は、管理するスペースの確保やすぐ取り出せるように書類を整理する業務が必要となります。
大切な個人情報が記載されているので、丁重に取り扱いましょう。
以上、サロン経営において基本の管理すべき5つのことをお伝えしました。
しかし、上記の管理すべきことに加えて、サロンによって管理すべきことは異なってきます。
例えば、スタッフの人数やメニュー体系などによって管理するべきことの幅が広がったり、追加の管理する仕組みが必要となってきます。
サロンのスタッフ人数やメニュー体系が変わることによって、具体的にどのような管理が必要となってくるのでしょうか詳しくみていきましょう。
スタッフの人数・店舗数
スタッフが複数いるサロンでは、全員が常に最新のお客様の情報・予約の状況などが見えるような管理方法が求められます。
複数店舗であれば、自店舗だけではなく他の店舗のお客様情報なども把握できるようにしましょう。
メニュー体系
コース（役務）メニューやサブスクメニューを取り扱うサロン様も多いかと思います。
コースメニューを取り扱う場合、回数の管理・有効期限の管理などいわゆる役務管理が発生します。
サブスクメニューでは、毎月決まった金額をお客様から徴収するため、継続的に料⾦を頂戴する会計的な仕組みが必須です。
役務管理や会計の管理は大変ですが、お客様側からも「どのようなメニューを契約しているか？」「コースがあと何回残っているか？」などを見える化しておく必要もあるでしょう。
このように、サロン経営において基本的に管理しなければいけないことは同じですが、サロンの状況により管理することの幅が広がります。
では、これらの管理しなければいけないことを具体的にどのように管理していくのがベストなのかをみていきましょう。
エステサロンにピッタリな管理方法とは？
管理方法は大きく2種類に分けられます。
「アナログ」で管理するか、「システム」で管理するかです。
ここでのアナログ管理は、人の手に大きく依存しているもののことを指します。
例えば、ノートに書いて管理する、スマホのメモ帳に記入するなどです。
エクセルなどでも、後々関数を使って集計をする必要があり、人の手がかかっているといえます。
アナログ管理とシステム管理、どちらも一長一短があります。
＜アナログ管理とシステム管理のメリット・デメリット＞
| メリット | デメリット | |
| アナログ管理 | ・手書きのため、絵や図などで伝えたい事をニュアンスで表現ができる ・PCが苦手な人でも対応ができる ・費用がかからない・管理内容や方法など自由に変更ができる |
・複数人の情報共有がしにくい ・紛失のリスクがある・正確さにかける、修正がしにくい・スタッフによる不正のリスクが出る ・担当者にノウハウが集中し、担当が不在だとやり方が分からないといった状況になる |
| システム管理 | ・ミスが減る・作業の時短に繋がる ・データを複製できる・複数人で違う場所で共有できる |
・使い方など慣れるまで時間がかかる ・費用がかかる |
このように、アナログ管理・システム管理どちらもメリット・デメリットがあります。
アナログとシステムどちらの管理方法がサロン運営に適しているのでしょうか。
考える上でポイントとなるのが、前章で洗い出した予約や売上といった管理をしなければいけない項目です。
サロン経営では管理することが多く、全てを正確に管理しようとすると複雑にもなってきます。
複雑な管理項目の上、お客様の人数が増えてきたり、スタッフの人数も増えてくるとアナログで管理する方法には限界がきてしまいます。
また、スタッフだけでなくお客様が実際にシステムを使用する場面（予約、書類など）もありますので、スタッフ・お客様双方にとって「使いやすく分かりやすい仕組み」であると、お客様の利便性も上がり、スタッフの業務効率化も進みます！
そのため、システム管理がベストな方法といえます。
システムでできること！サロン特化型サロンズソリューションファミリー
サロン特化型システムの特徴とは？
世の中には、多種多様なシステムがあります。
ある機能だけに特化したシステムであったり、特定の業種向けシステムなどが存在するため、目的・業種に合ったシステムを利用する必要があります。
サロン運営での利用におすすめなのが、サロン特化型システムです。
サロン特化型システムは、ほかのシステムとどのような違いがあるのでしょうか。
今回は、エステサロンシステム「サロンズソリューションファミリー」でできることを詳しくみていきましょう。
予約管理システム
予約管理システムでは、予約受付をし、その予約情報がスケジュール表に集約されます。
単に予約を受け付けるだけではなく、予約のリマインド配信機能や予約時に決済が出来るなど予約管理に付随した様々な機能を持ち合わせている場合もあります。
【サロン向けシステム】サロンズソリューションファミリー
通常、ホットペッパービューティー、HPや電話、SNSなど様々な媒体から予約を受け付けているサロン様が多いです。
ここで注意したいことがダブルブッキングです。
ダブルブッキングでお客様に迷惑をかけてしまった、、なんてことも起こりえます。
サロンズソリューションファミリーでは、ホットペッパービューティーのほか、サロンで予約ツールとして主流になっているLINEなど、様々な予約経路で入った予約を一元管理することができます。
そのほかにも、エステサロンではスタッフ・部屋・機械などのスケジュールも管理する必要があります。
サロンズソリューションファミリーでは、施術をするスタッフ・施術を受ける部屋ごとに予約を管理をしたり、スタッフの指名管理もおこなうことができます。
POSレジシステム・決済機能
管理しなければいけないことの1つに挙げた売上管理。
売上管理は、POSレジを入れると便利におこなうことができます。
POSレジとは、お客様の販売情報を記録・集計するシステムを完備したレジのことを指します。
POSレジの多くは、販売した時点での情報を記録・集計するだけではなく、記録・集計したデータからあらゆる分析を行うことも可能です。
また、エステサロンでは高額なメニューも多いため、クレジット決済端末を導入することが多いです。
ここで注意したいことは、POSレジと決済端末が連動していない場合、POSレジと決済端末それぞれに金額を入力する必要があり、入力ミスや、時間がかかって、お客様をお待たせする可能性があります。
そのため、POSレジ導入の際は決済端末とも連携しているか確認することをおススメします。
【サロン向けシステム】サロンズソリューションファミリー
POSレジの機能を持ち合わせているサロンズソリューションファミリーは、POSレジと決済端末が連携！
会計のスピードアップ、数字入力のミスを防ぎます。
さらに、クレジット決済データを活用して、お客様の購買パターンや予約やコース管理など・・・様々な情報を一元で管理したいというのは、多くのサロンオーナー様が考えていることだと思います。
サロンズソリューションファミリーでは、「店舗別・日別・月別」に売上と支払方法ごとの集計といった会計情報以外にも、予約情報、契約役務、来店履歴などサロンに蓄積される情報全てを一元管理することができます！
すべてのお客様のデータが繋がっているため、管理も分析もカンタンにおこなうことが実現します。
▼詳しくはこちら▼
【エステサロン開業準備中・経営者様向け】クレジットカード決済導入は難しい!?諦めないで！クレジットカード決済導入で売上UP＆不正防止
お客様施術内容管理システム
お客様の施術内容管理には、電子カルテがおススメです。
ペーパーレス化が実現でき、カルテを探す手間やカルテの保管場所が不要となります。
今までの施術内容・使った資材・会話の内容などを細かく書き留めておくことができます。また、どのスタッフでもすぐにお客様情報を検索し、共有することができるので、お客様からのサロン全体の信頼度もアップします。
【サロン向けシステム】サロンズソリューションファミリー
カルテには、お客様の写真を撮影したり、カウンセリングシートなどにスタッフがメモしたり、書き込んだりすることが多いと思います。
サロンズソリューションファミリーの電子カルテ「ペンギンカルテ」には、サロン運用に合った機能が搭載されています。
例えば、比較写真・重ね撮り・合成などお客様に施術による変化を可視化するための充実したカメラ機能が使用できます。
ほかにも、撮影した写真や登録したカウンセリングシートに、自由に手書きで書き込むことができます。紙にメモするような気軽さ、便利さはそのままにご利用いただけます。
役務管理システム
多くのエステサロンで取扱いのあるコースメニューには、販売したコース内容・残回数・有効期限などの役務管理が必須となります。
いざ、お客様ごとに契約しているコースやチケットの有効期限や回数を管理しようと思うと、管理する内容が複雑でとても大変です、、
また、管理することが多く複雑な役務をきちんと正確な役務管理ができるシステムはとても少ないです。
サロン向けシステム「サロンズソリューションファミリー」
エステサロンに特化した「サロンズショリューション」では販売したコース内容・残回数・有効期限が正確に管理できるだけではなく、LINEからお客様ご自身で契約状況や残回数を確認できたり、サロンでお渡しするレシートに契約状況や残回数を印字することができ、スタッフもお客様も安心です！
さらに、役務管理では残回数・有効期限の管理だけではなく、売上管理も重要です。
たとえ、高額なコースを販売しても売上は「サービスを提供した対価」なので、施術を行うごとに売上計上を行う必要があります。
会社のお財布に入っているお金のうち、売上はいくらなのか、前受金はいくらなのか、正しく把握することがサロンを経営するうえで欠かせません。
システムでは、これらの数字をすぐに正しく管理できます！
また、役務メニューを管理していく上で、サロン特有の注意すべきポイントがあります。
役務メニューの中でも、期間が１ヶ月を超え、金額が5万円を超えるメニューを取り扱っている場合、特定商取引法（特商法）という法律に注意が必要です。
該当するメニューがある場合、お客様と契約書を取り交わす必要があります。
特商法やサロンでの対応方法について詳しくは、こちらの記事をご覧ください。
このようにサロン運営では、サロンに特化した機能が必要となりますので、サロン向けシステムを選ぶ必要があります。
サロンのシステムは一元管理できるものがおすすめ！
はじめは費用をかけずにスモールスタートで始めよう！と、とりあえず安価なシステムを複数導入するサロン様もいらっしゃると思います。
しかし、、、
- 色々比較して安いと思って導入を決めたシステムがオプションばかりで結局高い
- 月額費用が安い！この機能を使いたい！とバラバラにシステムを導入してしまい、合計すると高額な月額費用…しかも、システム毎にログインが必要で面倒…
- 「とりあえず」と思って導入したが、実際使って見ると使い勝手が悪いが、既にデータが入っているので他のシステムへの乗換えが大変
このようなお悩み相談、本当に多いです。
そんなことにならないように、システムはサロン向けの一元管理システムを導入すると安心です。
一元管理ができると、予約から来店後のカウンセリング・契約、役務消化管理、店販まで、すべてが繋がっているから、管理も分析も簡単です！！
20年以上サロンに特化したシステムをつくってきたサロンズソリューションファミリーは、本当にサロンに必要な機能を取り揃え、情報を一元管理できます！
＼ サロンズソリューションファミリーで出来ること ／
【予約管理】HPBやLINEとも連携する予約機能
【役務管理】20年以上の実績！サロンに特化しているから出来る役務消化管理
【レジ】業務効率化！サロン業務に必要な機能を備えたレジ機能
【在庫管理】業務改善！在庫管理はタブレットでペーパレス＆時短
【電子契約書】最短5分で契約締結完了！特商法対応の電子契約書「けいやくん」と連携
【電子カルテ】自動で記録！自動でグラフ！電子カルテ ペンギンカルテと連携
参考記事：【店舗スタッフ編】サロンに本当に必要な機能が揃ったシステム～予約一元管理サロンズソリューションの活用方法～
まとめ
- サロンでは「予約」「売上」「お客様の施術内容」「在庫」「書類」の管理が必須
- サロンのメニューによって、「役務」「契約書」の管理が必要
- サロンでは管理しなければいけないことが多いため、アナログ管理ではなくシステム管理がベスト
- 一元管理ができるサロン向けシステム管理だと、スタッフもお客様も便利に使えて、業務効率化アップ！
2003年の発売以降導入実績5,000店舗。美容業界初のクラウドCRM POS「サロンズソリューション」のほかにも、特商法に対応した電子契約書「けいやくん」、サロンワークに特化した電子カルテ「ペンギンカルテ」など業界特化のサービスを提供しております。
システム導入をご検討中の方はお気軽にお問合せください。経験豊富なスタッフがお手伝いさせていただきます。