サロンの管理業務についてお悩みのサロンオーナー様も多いのではないでしょうか。
サロンの管理業務といっても、予約・在庫・顧客・役務・カルテ管理など内容は多岐にわたり、それぞれ管理をするのは一苦労ですよね。
時間と手間のかかる管理業務の効率化を図ることが出来れば、お客様への施術や売上アップのための時間にあてることができます。
そのために、「管理システム」を利用することは、サロンにとって大きいメリットがあるといえます！
しかし、「何か管理システムを入れたらよさそう！効率化できそう！」と思う一方で「サロンにとって本当に管理システムが必要なの？自分のサロンに合った選び方がわからない、、」という疑問を持つ方も多いかと思います。
この記事では、順を追ってサロンに合った管理システムの選び方についてお伝えしていきます。
もくじ
まずはサロンの課題を整理しよう
管理システムと一概に言っても、予約を管理するシステム、カルテを管理するシステムなどいろいろな種類があります。
サロンにとって必要な管理システムを選ぶ際に、まず考えたいことがあります。
それは、管理システムを導入する目的や、サロンが抱える課題を明確化することです。
例えば、以下の表をご覧ください。
このように、サロンの課題・解決したいことによって、何の管理システムを選ぶのかが変わります。
サロンで今困っていることや、出来ていない部分などの見直しを行い、サロンの現状や課題をしっかりとらえ、それらを解決するための理想をイメージし、解決した先の未来まで考えることができると、システムを選定するためのポイントが見えてきます。
現場スタッフや本部スタッフのそれぞれの立場で、課題や悩みを考えることも大切です。
現状や課題をしっかりととらえることが管理システム選定の鍵となりますが、「何が課題なのかわからない。」「課題が多すぎてわからない。」なんてこともあるかと思います。
そんなときは、一度プロに相談してみることもおすすめです！
美容業界20年以上のウィル・ドゥではサロン様を対象に無料相談をしているので、お気軽にご予約ください。
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次章では、管理システムを導入したサロンのよくある失敗例を紹介します。
よくある失敗例を学び、同じ轍は踏ませない！ということで、業界歴20年の経験をもとに解決策も合わせてご案内します！
【ちょっと待って！】管理システム導入後のよくある失敗例
「管理システムであれもやりたい、これも実現したい！全てシステムでできる！」と思われがちですが、実は違います。
システムを導入すると出来る事が増えるのは事実ですが、いきなり今のアナログの運用方法を全てシステム化することは難しいです。
システムの導入を機に、運用の見直し・効率的な運用への転換などサロンワークを少しだけシステムに寄せていくことが大切です。
管理システム選びを失敗しないために、システム導入の前に前章でもお伝えした下記のことを考えることでシステムを選定するためのポイントが見えてきます。
- 今の現状や課題をしっかりとらえる
- 課題を解決するための理想形をイメージする
- 解決した先の未来まで考える
次に、課題やシステム導入後の未来をあまり考えずに、システムを入れて失敗してしまった、、というサロン事例をご紹介します。
【マンガで見る】導入失敗例3選
①サロンの課題が把握できていなかった
システム導入の目的を明確にせず、知り合いから「いいよ！」と聞いた1社だけに問合せ、急いで導入した
開業準備等で忙しく、導入を急いだことで、サロンの課題が可視化できず、システムを導入することが目的となってしまったパターンです。
いざ管理システムを使ってみると、サロンでやりたいことができない、困っていたことが解決しないことになってしまうケースもあります。
<解決策>
システム選定前に、サロンでやりたいことや、課題・困っていることを明確化しましょう。
課題や困っていることを客観的に分析することはなかなか手間や時間がかかります。
そのため、余裕をもったスケジュールをたて、システム選定していきましょう。
また、自分だけで考えるのではなく、ほかのスタッフなどを巻き込んで考えることも重要です。
②理想形をイメージできなかった
業種に特化しているシステムではなかったため、管理したいことができなかった
課題があり、その課題を解決するために、○○という機能がほしいということは明確になっているけれども、細かい運用まで想定できていなかったケースです。
例えば、
現状：予約媒体が電話だけのサロン
課題：電話業務に追われたり、施術中の電話がとれなかったりし、機会損失に繋がっていた
そんな課題を解決するために、ネット予約ができるシステムを探し導入しました。
しかし、このサロンではコースメニューが中心だったため、保有しているコースメニューを選んで予約できたり、コースの残回数も予約時に可視化できる予約システムであれば、お客様・スタッフの利便性が上がることに気づきました。
<解決策>
「管理システムを使って、本当にやりたいことは何なのか？」を見極めましょう。
今回の例で考えてみると、予約がネットでできるようになり、何を実現したいのかということを考えることが必要です。
サロンに行きたいと思った時にすぐに予約がとれる！予約の導線がわかりやすい！とお客様に感じてもらい、サロンの新規集客やリピーター獲得に繋がることが実現したいことではないでしょうか。
システムを使って、さらにお客様の利便性や満足度をアップさせるための理想の運用方法をイメージし、システムに必要な機能を洗い出すことが重要です。
③システム導入後の未来を考えられなかった
フリーソフトを複数入れ管理していたため、煩雑になってしまった
始めはミニマムスタートとしてフリーソフトを利用し、顧客管理はＡ社、カルテはＢ社、予約はＣ社のようにいろんなシステムを組み合わせて上手く使っていました。
やりたいことが全て賄える環境ではありますが、やはり複数の管理方法があると、AシステムのデータをBシステムに打ち込むといった不必要な業務が発生し、手が回らない日が増えてしまいました。
<解決策>
複数のフリーソフトを使った管理は便利ですが、手間やミスが増える原因になります。
顧客管理、カルテ、予約などを一つのシステムでスムーズに管理して、無駄な作業を減らしましょう！
一元管理することで以下のようなメリットがあります。
- データ一元化で転記作業が不要に
- 業務効率アップでお客様の施術に集中できる
- ミス削減で信頼性向上
いかがでしたでしょうか？
このような失敗がおこらないように、サロンの課題・理想・未来へのイメージを可視化することが重要です。
それらを可視化できた後に、システムの情報を集めていきましょう。
次章で、詳しくお伝えしていきます。
情報を集めよう
課題が明確化し、こんな管理システムがサロンには必要だなと具現化できたところで、情報収集のフェーズにうつりましょう。
本章では、
- 管理システムの探し方
- 機能以外に確認しておきたいポイント
- 導入する管理システムの決め方
をご紹介します。
管理システムの探し方
インターネット検索で探すことが主流となっています。
また、以前勤めていたサロンが使っていた、知り合いからおすすめしてもらったからと決めるのではなく、複数のシステムサービスを比較することが重要です。
システムによって、できること・できないこと、得意なこと・不得意なことが違います。
比較したからこそ、見えてくる部分もあります。
最も手軽にシステムを比較する方法として、管理システム会社のホームページで紹介されている導入事例を確認するのがおすすめです。
どういったサロンが、どんな課題をもって、どこに惹かれてそのシステムを選んだのかをみてみましょう。それぞれのシステムの特徴も見えてきます。
\ 導入事例をチェックする /
機能以外に確認しておきたいポイント
サロンの課題が解決できる機能が備わっている管理システムを選ぶこと以外にも、確認しておきたいポイントがあります。
それは、サービス運営している企業についてです。
様々な企業が様々なシステムを提供している時代です。
課題を解決してくれそうなシステムを選ぶということは当然ですが、そのシステムを提供している企業がどんなところなのかという事もしっかりと調べておく必要があります。
確認しておきたいポイントが3つあります。
①業界に詳しいか
業界に詳しい会社ですと、生のサロン様の声が多く集まっています。
生の声がシステムに反映されていたり、システム以外でもサロン経営・集客についても知見を豊富に持っています。
数字としてとらえることができる、システムの導入実績数や会社の設立年数を確認しておくことをおすすめします。
システムを導入するということは継続的なお付き合いとなるため、どんな些細なことでも頼れる会社を探すことが大切です。
また、サロンによってフェイシャル、痩身、ネイル、リラクゼーションなど提供しているメニューは様々です。業種によって管理したいことは異なってきますよね。
企業の得意としている業種と自分のサロンがマッチしているかをチェックすることも必要です。
②セキュリティ対策は万全か
サロンでは、売上などの情報はもちろん、お客様の大切な個人情報もお預かりしています。
そのため、セキュリティ体制がしっかりしているかはとても重要なポイントです。
お客様の個人情報が流失してしまうと、お客様や取引先などに多大なご迷惑をおかけすると共に、サロンの経営を危機に晒す大変な出来事です。
機能として、スタッフごとに権限を付与して、どこまでの範囲でデータ操作や情報を閲覧できるかの設定が可能な管理システムも存在します。
セキュリティ対策をどのようにおこなっている会社なのかは確認しておきたいポイントです。
③スタッフの使いやすさを追及しているかどうか
管理システムは、サロンオーナーだけでなく、基本的にスタッフ全員が使用するものです。
そのため、
- スタッフが使いやすそうか
- 使いこなせるまでどのくらいの日数が必要か
といった確認は必須です。
システムを提供する会社の方針や、実際のシステムの使いやすさの確認を行いましょう。
無料お試しや、オンライン説明、マニュアル動画など様々な方法で実際に使用する手順や画面を見ることが可能です。
実際に見たり使ったりすること、またスタッフから意見を聞くことも有効です。
以上、3つのポイントもチェックしながら管理システムを選定しましょう。
導入する管理システムの決め方
最後に、導入する管理システムの決め方についてです。
資料や電話、メールなどの説明だけではなく、実際の管理システムの画面をみて判断しましょう。
先ほどもお伝えしましたが、システムを導入すると出来る事が増えるのは事実ですが、いきなり今のアナログの運用方法を全てシステム化することはなかなか難しいです。
システムの導入を機に、運用の見直し・効率的な運用への転換などサロンワークを少しだけシステムに寄せていくことが大切です。
そのため、システムを入れるとどのように業務が変わるのか？をイメージしながら、実際のシステムをみてみましょう。
オーナー・スタッフ・お客様の立場によっても、気になるポイントは異なってくるかと思いますので、様々な観点から判断できるといいですね。
また、管理システムを使い続けるという観点から、管理システム利用中のサポート体制はどうなっているのかという点も確認しておく必要があります。
導入後の使い方の不明点や困りごとを解決できるサポート体制が整っているかは要チェックです。
- マニュアルやＱ＆Ａは整備されているか
- どんな問い合わせの手段があるか
- サポートしてくれるスタッフは丁寧で迅速な対応をしてくれるか
など、長く使っていくにはサポート体制が充実している管理システムかという視点も重要です。
相談することも1つの手！
サロンに合った管理システムを探すことは、時間も労力もかかります。
しかし、サロン経営の軸となる大切な部分なので、失敗はさけたいですよね。
そんなときは、相談することも1つの手です。
周りの同業者や知り合いのほかにも管理システム会社も頼ってみましょう。
システム会社は、その会社が提供している管理システムの話だけではなく、サロン経営・他社システムなどの多くの情報を持っています。
例えば、
- サロンの課題は何なのか？
- 他社システムとの違いは何？
- システムが本当に必要なのかどうか
など、システム導入前に考えるべきポイントを相談してみるのも、サロンにとって新しい発見やヒントが得られる機会となるでしょう。
美容業界20年以上、導入実績5,000店舗以上のウィル・ドゥでは、経験豊富なスタッフがお待ちしております！お気軽にご連絡ください。
まとめ
- サロンの管理システム選定をする際は、サロンの課題やお困りごとをまず洗い出しましょう
- サロン業務をどのように効率化したいのか？といった理想のイメージを持つことも大切です
- 管理システムは長期的に利用するものになるので、導入後のシステムの使いやすさやサポート体制などを確認しましょう
- 考えるのが難しいポイントは、一度相談してみるのもおすすめです！美容業界20年以上のウィル・ドゥではサロン様を対象に無料相談をしております。お気軽にご予約ください