2024.06.11（最終更新日：2026/03/10）

【リスクを減らせ！】そろそろ紙は限界…？契約書を電子化するか悩んだ時に読む記事

エステサロン業務では、お客様と契約書や同意書などの書類を取り交わす場面がありますが、最近は、電子帳簿保存法の改正などの流れもあり、多くのサロン様で契約書の電子化が進んでいます。

しかし、

とりあえず紙の運用で始めてみよう！
以前勤務していたサロンでも紙契約書を使用していたから
店舗数も顧客数も多くないから紙で十分
電子契約書サービスが多すぎてどれが良いかわからない

といった理由で、紙契約書の利用を選択するサロン様もいらっしゃいます。　

しかし、冒頭でもお話したように多くのサロン様で契約書の電子化が進んでいます。
なぜ、現在多くのサロン様は契約書の電子化を選択しているのでしょうか？　

エステサロンにおける電子契約書のメリットや注意点などをお伝えしていきます！　

エステサロンで必要な「契約書類」とは？

まず、サロン業務で必要となる書類を確認していきましょう。

特定商取引法（以下、特商法）によって、契約期間が1か月を超え、契約金額が5万円を超えるメニューの場合、概要書面と契約書面の交付が義務付けられています。

具体的な特定商取引法に該当するメニューは下記の通りです。

必要な書類は、概要書面と契約書面です。
それぞれ2部ずつ発行し、お客様に内容を確認してもらった上で、1部はお客様控としてお渡しし、もう1部はサロン控として保管します。

契約書を交付しなかった場合や、契約書の内容に不備があった場合、、、

クーリングオフの期間は関係なく、コースを全て消化していても全額返金
業務改善指示や業務停止命令、業務禁止命令等の行政処分や罰則　　など

消費者保護のため、事業者にとってはかなり厳しい法律となっています！

▼▼特定商取引法について詳しくはこちらで解説しています▼▼
【エステサロン開業準備】「特定商取引法」に完全対応し消費者トラブルを防ぐ！

サロンで取り扱う契約書の電子化が進んでいる背景としては、紙運用でおこりやすいミスを防ぐためなんです！

契約書は、書類作成業務の中でも特に重要な書類のため、正確な手続きが求められます。

万が一ミスが起こってしまうと、全額返金や行政処分の対象になってしまう可能性があり、サロンの経営に関わるリスクが潜んでいます。

次の章で、紙運用でのリスクに繋がるミスが起こりやすいポイントを確認していきましょう。

とりあえず紙で！紙運用でミスがおこりやすいポイントとは？

紙での運用は、お客様・スタッフ双方にミスやトラブルがおこりやすいポイントがあります。

まずは、お客様の立場にたって、紙運用に潜む落とし穴をみていきましょう。

【お客様視点】紙運用で嫌だなと感じるポイント

書類への記入項目が多い・・
契約書類には、お客様の個人情報（住所・名前・生年月日など）を記入する項目が多いです。

概要書面・契約書面それぞれの記入が必要なため、同じ項目を2回記入いただく必要があります。
お客様からすると、記入することが面倒だなと感じてしまいます。

さらに、サロンでの施術を受ける上での説明を聞く時間もあります。

お客様は施術を受けたいのに、施術前の契約に時間がかかると契約したい！という気持ちもダウンしてしまいます。

謎の待ち時間がある・・
手書きだとどうしても、悪気のないミスが発生してしまいがちです。

例えば、数字の「7」と書いたつもりが「1」に見えてしまうなど、大事な日付や金額でこういったミスがおこってしまったら大変ですよね。

最悪の場合、お客様の書き直しが必要なこともあり、サロンの信用問題に関わります。

このようにミスが許されない重要な契約書類だからこそ、スタッフ間で二重確認を行うため、さらに時間がかかってしまうサロン様も多いかと思います。

正確な業務を遂行するために重要なことですが、お客様からすると「待ち時間が長いな…」「この待ち時間はなんのための待ち時間なんだろう？」と不満に繋がる可能性もでてきてしまいます、、

現在の契約状況がすぐ分からない・・
お客様から「今契約しているコースのはどんな内容でしたっけ？」と聞かれることもあるかと思います。

紙での契約書管理だと、契約書の現物を見なければ契約内容が分からないので、お客様への回答をすぐにすることが難しい状況です、、

お客様からすると「契約内容は大事なことなのに、どういう風に管理しているんだろう」と不信感を持たれてしまう場合もあるでしょう。

これらお客様視点での契約書に関連する不満ですが、サロンスタッフ側の不満にも通ずることもあります。

例えば、お客様が契約状況を確認したいと問い合わせが入った場合をイメージしてみてください。

スタッフ側で、まずお客様のお名前などを確認して、契約書類の保管場所に行って、書類を探して・・といった業務が発生します。
そのため、お客様へお答えするまでに時間がかかってしまいます。

このようにお客様が大変だな・・と思うポイントでは、実はスタッフ側も大変だな・・と感じているケースが多いのです。

【サロンスタッフ・経営目線】紙運用でのリスク

次に、サロンスタッフやサロン経営の目線で、紙運用に潜む落とし穴を見ていきましょう。

お金がかかる
契約書類には保管義務が存在するため、紙で契約書を作成すると保管場所を確保する必要がでてきます。

しかし、お客様の人数が増え、書類の枚数も増えると、書類の保管場所に入らないなんてケースも見受けられます。

書類の保管場所が必要となり、別に保管場所を借りて保管すると、別途費用が発生！
書類を保管するだけのお金をかけるのはもったいないですよね、、

セキュリティ
紙の書類には、紛失や劣化のリスクがつきものです。

一番怖いのは、書類の紛失ではないでしょうか。

書類を移動させる機会もあるでしょう。
そんな時、気づかないうちに違う書類に紛れてしまった、、間違ってシュレッダーをしてしまった、、など思わぬ事故が発生してしまうかもしれません。

顧客情報の流出は大切なお客様へ多大なご迷惑をおかけすることはもちろん、お店の経営を危機に晒す大変な出来事です。

概要書面・契約書面を正しく運用できていない・・
紙の契約書類はどのように準備していますか？

協会などから紙のフォーマットを購入
弁護士に作成しもらう
以前の勤務先や知人からもらったものを流用
ネットなどで調べて自分でフォーマットを作成　など

様々な方法があるかと思いますが、常に法改正に対応した書類が必要になります。
現在使用している契約書類は、最新の特商法に対応していますか？

多くのサロンメニューに該当する「特商法」では、文字サイズやカラーまで、細かく契約書類の内容が定められているため、作成する側も利用する側も、正しい知識が必要となります。

正しく運用ができていないと、全額返金や行政処分といった厳しい罰則が科せられているため、コースなどを扱うサロン様では特に法律に遵守した契約書の作成が求められます。

▼▼書面作成のルールについて詳しくはこちらで解説しています▼▼
エステサロン開業するなら契約書類の準備を！サロン経営に必要不可欠な契約書類について

サロン全体の契約件数などが把握できない・・
現在サロンには、

提供中のコース契約が何件あるのか？
今月の売上金額はいくらなのか？
月ごとの契約件数は？

など、契約書類と一緒に契約についての確認や分析をしたい場合もありますよね。
紙運用ですと、ファイルも複数に分かれていたり、書類の枚数もかさばり管理が大変です。

また、店舗数が複数あると、その店舗に行かないと契約書を確認することができません。

このように、紙の契約書類ですと契約書類の全体像が把握がしづらい問題が出てきます。

以上、お客様目線・サロン経営目線での紙運用によってのミスやトラブルがおこりやすいポイントをご紹介しました。

紙運用は手軽で始めやすい反面、実はこのようにミスがおこりやすいポイントが多いのです。

サロンでの適切な契約書業務の管理方法とは？

一方で、紙の契約書のほうが慣れており、運用が開始しやすいと感じられるケースも多いでしょう。

しかし、前章でご紹介した通り、正確さが求められる契約業務であるにも関わらず、紙の契約書ではお客様とのトラブルが発生しやすいポイントが多く存在します。

例えば、お客様に手書きで記入いただくことが多かったり、書き損じにより書き直しを依頼したりなどです。

電子化をすると、一度記入いただいたお客様の情報は記録されるため、何度も個人情報を書く手間がなくなったり、電子化によって防げるミスが多数あります。

しかし、、、

「電子化で紙運用でのデメリットを全て解消できるの？」
「電子化をするデメリットってないの？」

と不安に思うこともありますよね。

電子化をすると、やはりシステムを利用する費用が発生することがデメリットの1つと言えます。

しかし、紙運用でミスが起こりやすいポイントをカバーするために電子化が有効な手立てとなります！

紙運用・電子化のメリット・デメリットを総合的に考え、契約書を電子化することがサロン業務の最適解と言えます！

次の章では、電子化をすることによって生まれるメリットと電子化をオススメする理由をご案内します。

＼　お気軽にお問合せください！　／

サロンの契約書を電子化したほうがいい理由5選

電子化でできること（＝紙運用でできないこと）を5つご紹介します。

①時短の実現！手書きの手間がなくなる！

電子化をすると、一度入力したお客様情報を他の書類記入時に自動で反映されるので、何度も同じ内容を書く手間が減り時短に繋がります。

サロンでの概要書面と契約書面には、同じお客様の個人情報をそれぞれに2回記入する必要がありますが、電子化では何度も入力する必要がありません。

また、別のメニューを契約する際にも、既に個人情報が登録済みですので、自動で入力され、時短が実現します！

②どこからでも確認が可能！楽々スタッフ・店舗間共有

タブレットなどのデバイス一つに、お客様のデータが保管されています。
お客様のお名前・お客様番号・契約した日付などで検索すると、すぐに契約書を確認することができます。

また、クラウド上にデータが保管されているので、契約書を確認できるデバイスがあれば、最新の契約データを、いつでも、どこでも確認することができます。

そのためお客様から契約状況の問合せがあったときも、スムーズにお答えができます。

③カンタン操作！教育コストの削減

契約書類の業務では、どこに何をスタッフが記入するか、お客様に何を記入いただくか、どのタイミングで何を説明するのかといった手順を覚える必要があります。

正しく記入する必要のある書類だからこそ、新しいスタッフが入社するときなどはしっかり指導する必要があります。

電子化をすると、新人スタッフへの教育が簡素化されます！

なぜなら、誰でもカンタンに使えるような分かりやすい設計になっていたり、入力をサポートする機能があることが多いからです！
また、システムにより異なりますが、入力の不備があった時に、不備があることを教えてくれるシステムもあります！

そのため、教育にかけるコストや時間も削減されます。

④紙・ファイル・保管場所が不要に！

電子化することで、顧客数が増えても契約書を書き損じてしまっても、紙の購入費用は発生しません。

契約書はデータの保管なので、紙の契約書のように保管場所に困ることもありません。

紙の購入費、契約書保管場所の確保も不要になりコスト削減が見込めます。

⑤紙の劣化、紛失の心配から解放

開業して何年も経ってくると、ファイリングしていた紙の契約書がボロボロに…

また、紙の契約書は紛失がおこる可能性もあり、お客様の大切な個人情報の漏洩に繋がってしまいます。

スタッフを守るためにも、サロンのお客様を守るためにも、事業を守るためにも情報漏洩のリスクを減らすことは重要です。

セキュリティ対策がしっかりと施されているシステムを選択することで、紛失の心配や顧客情報漏洩リスクを軽減することができます。

＼　お気軽にお問合せください！　／

サロンに最適！契約書の電子化のために必要な機能とは？

いざ、電子化をしようと考えたとき、世の中には電子化するサービスが様々あり、どれが良いかわからない問題などの問題がよく発生します。
この章では、サロン業務の電子化に必要な機能をお伝えします。

結論を先にお伝えすると、最新の特商法に遵守した契約書のフォーマット作成ができるかどうかです！

一般的な電子契約サービスは、別途弁護士の確認を済ませた契約書をアップロードし、お客様へ電子サインをいただくことが多いです。

しかし、スタッフ全員が最新の法律知識を把握し、ミスのない契約業務を行うことは難しいですよね、、。
以下の機能があると、サロンの契約業務がスムーズに進みます。

①特商法に対応した契約書面や約款のフォーマットが組み込まれている
②弁護士のリーガルチェック不要！法改正時は最新の特商法に対応した契約書面に自動アップデートされる
③お客様の電子サインがもらえる

これらサロン業務に必要な機能が搭載されているのが、電子契約書作成・管理サービス「けいやくん」です！

けいやくんでは、日本エステティック機構（JEO）フォーマットの概要書面と契約書面が発行できます！

さらに、けいやくんは「サロン事業者登録制度」に唯一認められた電子契約書です。

サロン事業者登録制度とは、経済産業省の報告書に基づいた認証基準に沿って認証事業を行う、特定非営利活動法人日本エステティック機構が設けている「法令遵守」と「消費者保護」を自己宣言する制度です。

登録をするとその後のエステティックサロン認証の申請にも有利となります。こちらの登録条件として、「けいやくん」が唯一、法令に遵守している電子契約書として認められています。

※2023年の特商法の改正について
2023年6月の改正法により契約書面等を電子交付することが認められ、現在、契約書の交付方法は「電子交付」と「書面（紙）での交付」の２種類あります。
しかし、電子交付をするためには紙で面倒な手続きをしなければならないなど電子交付前に求められる手続きが存在します。
そのため「お客様への契約書面交付は書面（紙）、サロン様での保管は電子で行う」運用が現在の最適解です。　

ここで、実際にご利用頂いている、お客様の事例をご紹介します！

けいやくんの使い勝手やメリット、他のサロン様の事例をシステム導入の際の参考にしてみてください！

【導入事例】急成長を遂げたエステサロンの経営者が選ぶ電子契約〜お客様を第一にスタッフの業務・経営まで支援するシステム〜【株式会社Aphros Queen】